Edicion de documentos google docs.

Objetivo:

Editar y crear documentos en línea (Textos, presentaciones, formularios y hojas de cálculo).

Usar efectivamente documentos colaborativos con clientes y pares de trabajo.

Usar estratégicamente la web 2.0 para el trabajo en grupo.

Contenidos del módulo:

Creación y administración de documentos colaborativos en “la nube” con capacidad de edición grupal simultánea.

Actividades y ejercicios:

 Tutorial

Es este módulo aprenderás como funciona Google Docs y tendrás la oportunidad de descubrir las posibilidades que brinda a nivel empresarial cuando se piensa en computación en la nube que fue uno de los tópicos mencionados en el curso. Revisa la siguiente información para que te introduzcas en el tema. No olvides ver los video tutoriales!

Para iniciar es importante que entiendas que Google cuenta con una serie de aplicaciones denominadas Google Apps que permiten que un empresario maneje su oficina virtualmente. Cuando usamos el término de oficina virtual nos referimos al hecho de poder llevar muchas de las operaciones y actividades de la empresa online (en línea), por ejemplo, realizar la correspondencia y propuestas utilizando un procesador de texto desde Internet, administrar bases de datos sencillas con una hoja de cálculo, construir una presentación, crear una encuesta para un estudio de mercados, etc. Bajo este esquema existe la posibilidad de propiciar el teletrabajo pues nos desligamos un poco de trabajar en un espacio físico fijo, permite que podamos interactuar con personas que estén en cualquier parte del mundo, lo que nos sugiere que un empleado nuestro puede estar en cualquier lugar y conectado trabajando a nuestra oficina virtual.

Las posibilidades están y con la gran ventaja que no nos cuestan en la actualidad; cada uno de ustedes desde su experiencia e intereses personales podrá descubrir las posibilidades que le brindan los aplicativos que veremos en este material.

De ese conjunto de aplicaciones de Google (correo, calendario, grupos, etc.) nos centraremos en Google Docs que de alguna manera se asemeja al paquete de programas para oficina de Microsoft Office que seguramente todos/as conocemos con aplicativos tan populares y vitales en el quehacer diario de una oficina como Word, Excel y PowerPoint.

Para empezar a trabajar con Google Docs debes tener una cuenta de gmail, si aún no tienes tu cuenta con muy pocos pasos puedes registrarte.

1. Ingresa a la dirección www.gmail.com

2. Busca la opción Crear una cuenta>> para iniciar el proceso de registro.

3. Diligencia el formulario que aparece con los datos solicitados

4. Ya puedes utilizar los distintos aplicativos, incluyendo el que nos interesa conocer en esta unidad.

Ya con tu cuenta creada debes ingresar al correo de gmail, pero como lo que nos interesa es trabajar los documentos en línea, debes hacer clic en la opción Docs que aparece en la parte superior izquierda de la ventana, así se abrirá una ventana nueva en la que puedes interactuar con el aplicativo.

Para facilitar tu trabajo, veremos como cambiar la configuración del idioma, así todo te aparecerá en español. Para ello debes hacer clic en la opción Settings que aparece en la esquina superior derecha y luego en la opción Documents Settings que se despliega.

En la página de configuración puedes establecer algunos parámetros de Google Docs, dentro de ellos el idioma, donde elegirás Español y luego en la parte inferior darás clic en Save para establecer este cambio, así toda la interfaz de la plataforma te aparecerá en el idioma elegido.

Bandeja de documentos, reconoce la ventana

1	Estos botones permiten crear nuevos (Crear Nuevo) documentos en diferentes formatos o carpetas y cargas (Subir) a la plataforma documentos ya creados en nuestro computador para trabajarlos con Google Docs.
2	Estas opciones nos permiten filtrar los documentos que tenemos en nuestra bandeja de acuerdo a unos criterios predefinidos:

Todos los elementos: Muestra todos los documentos que tienen que ver contigo, ya sea que los hayas creado o te los hayan compartido.

Soy el propietario: Te presenta sólo los documentos que tu creaste.

Abiertos por mi: Aquí podrás ver los documentos que te compartieron o enviaron y que en alguna oportunidad abriste.

Compartidos conmigo: Es similar a la opción anterior, pero sólo te presentará los documentos que han sido creados por otros y que te compartieron.

Destacados: Son documentos calificados como destacados, más adelantes verás como darle esta calificación de estrella.

Oculto: Son los documentos que hemos ocultado para que no aparezcan en nuestra bandeja, tu eres quien aplica esta característica sobre el documento, más adelante verás como hacerlo.

Papelera: Es como tu papelera, allí aparecen los documentos que eliminaste.

Elementos por tipo: Este filtro te permitirá clasificar los documentos dependiendo de su naturaleza: texto, hoja de cálculo, presentación, etc.

Más búsquedas:Es un filtro más avanzado, pues te permitirá utilizar criterios más complejos para la clasificación de archivos a presentar.3En esta sección encontrarás las carpetas, al igual que en tu sistema operativo podrás utilizar esta estrategia para agrupar y organizar mejor tus documentos por temas, por ejemplo, propuestas, clientes, proveedores, etc.

Mis carpetas: Carpetas que tu creaste.

Carpetas compartidas conmigo:Estas son carpetas que otras personas han compartido contigo.4La barra de opciones de esta sección te permitirán realizar acciones específicas sobre los documentos que tienes en tu bandeja, para poder utilizarlas primero debes seleccionar el archivo y para ello debes hacer clic en el recuadro que aparece al lado izquierdo del nombre del documento □ con lo que aparece un chulo en el recuadro. Luego de la selección puedes hacer uso de las siguientes opciones:

Compartir: sirve para compartir en modo de edición o sólo para visualización de cualquier documento que hayas creado.

Mover a: te permitirá mover un documento entre carpetas, de una carpeta a otra.

Carpetas: te sirve para seleccionar la carpetas que quieras ver.

Suprimir: Elimina el documento seleccionado.

Cambiar nombre: Esta opción te permite renombrar el documento.

Más acciones:este menú te permite desplegar otra serie de opciones para darle atributos adicionales al documento como calificarlo como documento desatacado, darle la categoría de documento invisible, exportarlo con lo que lo podrás revisar fuera de línea, entre otras opciones.5La última sección de la ventana es el bloque donde verás el conjunto de documentos a los que tienes acceso en tu oficina virtual, recuerda que según el filtro que apliques de acuerdo a lo explicado en la sección 1 (área roja) cambiarán los documentos que aparezcan aquí.

Publicación de nuevos documentos

Recuerda que los documentos los puede crear y empezar desde cero si lo deseas, pero también puedes subirlo a la plataforma Google Docs si ya lo tienes en tu disco duro. El documento solamente podrá ser visto y modificado por otras personas cuando tu lo compartas con esas características y esta operación la veremos más adelante.

Supongamos que vas a crear una propuesta comercial para la empresa que creaste, y esa propuesta tendrá un marco teórico, una descripción del producto o servicio que ofrecen, referencias comerciales y la propuesta económica. Para este ejercicio que hasta acá es muy corto deben intervenir varios actores de la empresa y Google docs será nuestra salvación, pues verás que te permitirá que todos/as los/as integrantes de tu empresa trabajen colaborativamente, ahorrando tiempo y seguramente dinero, ya que no pagarás nada por este servicio.

Crearemos un documento nuevo, totalmente virgen para empezar a trabajar en nuestra propuesta comercial. En el área resaltada debes hacer clic en la opción Crear nuevo, verás que cuentas con la posibilidad de crear documentos de texto, presentaciones, hojas de cálculo, dibujos, formularios y carpetas. Por ahora nuestro objetivo es la creación de un archivo tipo documento con lo que se abre automáticamente una nueva ventana muy parecida al Word que nos permitirá iniciar la construcción del documento.

En las áreas resaltadas podrás hacer dos operaciones muy importantes:

Área Verde

Cambiar el nombre del archivo, para que en la bandeja de documentos aparezca con un nombre distintivo para ti y las personas con las que compartas en documento. También puedes renombrar usando la opción Cambiar nombre que aparece en la sección 4 de nuestra ventana de Google docs.

Área Roja

Salvar o guardar los cambios que realices, aunque por defecto la herramienta tiene una función de autoguardado activa y pocas veces los deberás hacer.

Es este punto ya tienes tu documento creado y definiste el esqueleto de la propuesta, la próxima vez que ingreses a tu cuenta desde cualquier sitio y computador aparecerá el documento en tu bandeja y podrás seguir alimentándolo con información y mejor aún, ya lo puedes compartir con otras personas para que también participen en la construcción de la propuesta, sabiendo que todos los usuarios asociados a un documento podrán trabajar simultáneamente, reconociendo los cambios que otros hagan.

Tal cual creamos este primer documento del tipo Texto, también puedes crear tus hojas de cálculo, presentaciones, etc.

Comparte tus documentos con otros/as usuarios/as

Lo primero que debes saber es que los documentos que compartes en un momento determinado pueden dejar de ser compartidos si así lo deseas cuando quieras, así que no te reprimas para el uso de esta opción, que alivianará mucho tu trabajo.

Para compartir puedes hacerlo, teniendo el documento abierto o con la opción More actions de la sección 4 de nuestra ventana de Google Docs cuando no hayamos entrado al documento. Veamos las dos posibilidades:

1. Con documentos abierto.

Simplemente haz clic en la opción Compartir que aparece en la parte superior derecha de la ventana, aquí se pueden establecer las personas que tendrán acceso al documento.

2. Con el documento cerrado.

En este caso debes seleccionar primero el documento que deseas compartir, simplemente haz clic sobre el cuadro que aparece al lado izquierdo del nombre del documento, luego haz clic en Más acciones y finalmente elije la opción Cambiar propietario para definir el nuevo propietario.

En ambas situaciones debemos establecer cuales serán los/as usuarios/as que tendrán acceso al archivo, para ello debemos adicionar los correos electrónicos de los nuevos propietarios, para el caso número 2 se hace en la casilla rotulada con Nuevo propietario y para el caso número 1 en la casilla rotulada con Añadir personas. Se puede incluir un mensaje personalizado (es opcional) en la casilla identificada con el rótulo Mensaje.

Luego de realizar estas acciones a tu contacto le llegará un correo donde se informa que tiene acceso al documento y enseguida podrá ingresar a trabajarlo colaborativamente contigo y las demás personas a quien hayas invitado.

Recuerda que ésta es una manera fácil de trabajar los documentos de tu oficina, no te vale nada pues no debes pagar licenciamiento, si ya tienes conocimientos de office será muy fácil trabajar con Google Docs ya que cuenta con una interfaz muy similar aunque un poco más restringida, la información siempre estará disponible en internet por lo que si deseas recuperarla basta con ingresar a tu cuenta, los documentos son portables así que los puedes descargar a tu computador y abrirlo con programas como office u Open office y mejor todavía, puedes tener a varias personas trabajando en simultánea con lo que optimizas el tiempo de creación de propuestas y otros documentos en tu oficina.

Borra documentos y carpetas que ya no necesites

Cuando ya no necesites un documento que creaste o publicaste que esté en la plataforma de Google Docs puedes eliminarlo, los pasos como en todo lo visto hasta ahora son sencillos y seguro no tendrás dificultad.

Revisa la siguiente gráfica para que te hagas una idea y sigue los pasos.

1. Selecciona el documento haciendo clic en el cuadro que aparece al lado izquierdo de nombre del archivo.

2. Haz clic sobre el botón Suprimir para realizar la acción de borrado. Google Docs te presentará una ventana de confirmación de la operación.

3. Ten presente que los documentos desaparecen de tu bandeja y quedarán en la papelera virtual, es decir, en la carpeta Papelera lo que te permitirá recuperarlo si así lo requieres.

Trabaja con archivos que tengas en tu computador

Si ya tienes un documento que adelantaste y deseas compartir con otra persona para que sigan la construcción colaborativamente, los pasos son sencillos, para este ejemplo usaremos un archivo tipo presentación con una información general de nuestra empresa, sabiendo que podemos actualizarla en línea y varios actores intervenir en esta acción.

1. En la ventana de Google Docs ubica la opción Subir.

2. En la ventana que se abre usa la opción Seleccionar archivos para subir.

3. Te aparecerá una ventana para ubicar en tu disco duro el archivo que deseas cargar a Google Docs, selecciónalo y dale abrir.

4. Finalmente dale clic en la opción Iniciar la subida con lo cual el archivo cargará en Internet.

5. Podrás ver que tu documento fue publicado con éxito y podemos saberlo porque aparece el reporte de carga en la plataforma. Si deseas cargar más archivos a Google Docs puedes hacerlo a través de la opción Subir más archivos.

6. Para regresar a tu bandeja de documentos haz clic en la opción Volver a Google Docs y verás que el nuevo documento aparece junto a otros que hayas creado o publicado.

7. Mira que efectivamente nuestra presentación aparece en la bandeja puedes abrirla, compartirla, renombrarla, etc., como lo vimos con anterioridad. Para acceder al documento en modo edición ya sea porque eres el propietario o te lo compartieron, debes hacer clic en el nombre del archivo, para nuestro ejemplo lo haremos sobre presentacion_CCD

8. Finalmente mira que puedes seguir enriqueciendo tú y tus contactos el documento y como en el programa para creación de presentaciones de la suite de office puedes enriquecer tu documento con más imágenes, videos, textos, tablas, cambiar formato, crear más diapositivas, etc.

Hasta este punto vimos opciones generales de la herramienta y queda que realicemos nuestras prácticas para reforzar el tema, también conoces la filosofía de trabajo de Google Docs e hiciste tus primeros pinitos, te diste cuenta que es una herramienta muy sencilla de usar y si tienes experiencia trabajando con alguna suite de ofimática será muy fácil entender cómo se usa y como sacar provecho para tus prácticas cotidianas reconociendo las posibilidades a nivel empresarial.

Para que refuerces el tema y aprendas como sacar provecho del aplicativo, realiza las prácticas propuestas como tarea para éste módulo.

Revisa información adicional sobre el tema tratado en los siguientes vínculos.

Videos recomendados

Los vídeos de Vodpod ya no están disponibles. Los vídeos de Vodpod ya no están disponibles. Los vídeos de Vodpod ya no están disponibles.

http://www.youtube.com/watch?v=Sy0VyUfx-Xk

http://www.youtube.com/watch?v=OGC8pxsC25c

http://www.youtube.com/watch?v=MSpL25P2ZlM

http://www.youtube.com/watch?v=_yqfMmpit9E

http://www.youtube.com/watch?v=S2ROvfqoLVo

http://www.youtube.com/watch?v=kh5SCTmsr6A

TAREA

Para el presente trabajo seguirás madurando la propuesta de empresa. La tarea de esta unidad te permitirá terminar de reforzar el tema trabajado, para lograrlo tendrás un reto y un aprendizaje a partir de la práctica sobre la plataforma de Google docs.

1. Reto: deben subir a Google Docs la tarea que tenían para la primera unidad, recuerda que es el documento donde describían la empresa, el portafolio, misión, visión, etc., la idea es que el documento sea publicado en la nube y compartido con el tutor.
2. Práctica: sigan los pasos del video tutorial del módulo para que creen un formulario (usando la opción documento) que servirá para hacer un pequeño estudio de mercadeo llevado al contexto de la empresa creada y compártanlo con sus compañeros/as de curso.