Manpulando celdas 2

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Copiar celdas utilizando el ratón


Para duplicar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja, sin utilizar el portapapeles, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar las celdas a copiar.

Situarse sobre un borde de la selección y pulsar la tecla CTRL.

Observa como el puntero del ratón se transforma en transformación del puntero.

Manteniendo pulsada CTRL, pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta donde se quiere copiar el rango.

Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango en caso de soltar el botón del ratón.

Soltar el botón del ratón cuando estés donde quieres copiar el rango.

Soltar la tecla CTRL.

Copiar en celdas adyacentes

Vamos a explicarte un método muy rápido para copiar en celdas adyacentes. Dicho método utiliza el autorrelleno, a continuación te explicamos cómo utilizarlo y qué pasa cuando las celdas que copiamos contienen fórmulas.

Para copiar un rango de celdas a otra posición siempre que ésta última sea adyacente a la selección a copiar, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar las celdas a copiar.

Situarse sobre la esquina inferior derecha de la selección que contiene un cuadrado negro, es el controlador de relleno.

Al situarse sobre el controlador de relleno, el puntero del ratón se convertirá en una cruz negra.

Pulsar entonces el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta donde quieres copiar el rango.

Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango.

Soltar el botón del ratón cuando estés donde quieres copiar el rango.

Después de soltar el botón del ratón aparecerá en la esquina inferior derecha de las celdas copiadas el icono de Opciones de autorrelleno opciones de autorrelleno .

Desplegando el botón podemos ver el Cuadro y elegir el tipo de copiado: autorrelleno desplegado

Nota: Si no aparece el controlador de relleno debemos activarlo entrando por el menú Herramientas, Opciones…, en la ficha Modificar activar la casilla Permitir arrastrar y colocar.

Cuando copiamos celdas con fórmulas que contienen referencias a otras celdas, como por ejemplo =A2+3, la fórmula variará, dependiendo de donde vayamos a copiar la fórmula, esto es porque las referencias contenidas en la fórmula son lo que denominamos REFERENCIAS RELATIVAS son relativas a la celda que las contiene.

Así si en la celda B3 tenemos la fórmula =A2+3 y copiamos la celda B3 a la celda B4 , esta última contendrá la fórmula =A3+3. A veces puede resultar incómodo la actualización anterior a la hora de trabajar y por ello Excel 2007 dispone de otros tipos de referencias como son las ABSOLUTAS y las MIXTAS.

Para indicar una referencia absoluta en una fórmula tendremos que poner el signo $ delante del nombre de la fila y de la columna de la celda, por ejemplo =$A$2, y así aunque copiemos la celda a otra, nunca variará la referencia.

Para indicar una referencia mixta, pondremos el signo $ delante del nombre de la fila o de la columna, dependiendo de lo que queremos fijar, por ejemplo =$A2 o =A$2.

Si no recuerdas muy bien el concepto de referencias te aconsejamos repases el básico correspondiente del Tema 4.

Si en las celdas a copiar no hay fórmulas sino valores constantes como fechas o series de números, Excel 2007 rellenará las nuevas celdas continuando la serie.

Pegado Especial


En algunas ocasiones nos puede interesar copiar el valor de una celda sin llevarnos la fórmula, o copiar la fórmula pero no el formato o aspecto de la celda, es decir, elegir los elementos del rango a copiar. Esta posibilidad nos la proporciona el Pegado especial.

Para utilizar esta posibilidad:

Seleccionar las celdas a copiar.

  • Hacer clic en el botón Copiar de la pestaña Inicio.
  • O bien, utilizar la combinación de teclado CTRL + C.

pegar desplegado

Observa como aparece una línea de marca alrededor de las celdas copiadas indicándonos la información situada en el portapapeles.

Seleccionar las celdas donde quieres copiarlas.

Haz clic en la flecha del botón Pegar que se encuentra en la pestaña Inicio y selecciona Pegado especial.

Aparecerá el cuadro de diálogo Pegado especial en el que tendrás que activar las opciones que se adapten al pegado que quieras realizar:

pegado especial

Todo: Para copiar tanto la fórmula como el formato de la celda.

Fórmulas: Para copiar únicamente la fórmula de la celda pero no el formato de ésta.

Valores: Para copiar el resultado de una celda pero no la fórmula, como tampoco el formato.

Formatos: Para copiar únicamente el formato de la celda pero no el contenido.

Comentarios: Para copiar comentarios asignados a las celdas (no estudiado en este curso).

Validación: Para pegar las reglas de validación de las celdas copiadas (no estudiado en este curso).

Todo excepto bordes: Para copiar las fórmulas así como todos los formatos excepto bordes.

Ancho de las columnas: Para copiar la anchura de la columna.

Formato de números y fórmulas: Para copiar únicamente las fórmulas y todas los opciones de formato de números de las celdas seleccionadas.

Formato de números y valores: Para copiar únicamente los valores y todas los opciones de formato de números de las celdas seleccionadas.

pegar desplegado

Como hemos visto, al hacer clic sobre la flecha del botón aparece una lista desplegable en la que, a parte de la opción Pegado especial, aparecen las opciones más importantes de las vistas anteriormente.

Sólo tendremos que elegir el tipo de pegado.

Mover celdas utilizando el Portapapeles


La operación de mover desplaza una celda o rango de celdas a otra posición. Cuando utilizamos el portapapeles entran en juego dos operaciones Cortar y Pegar. La operación de Cortar desplazará las celdas seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia la información del portapapeles a donde nos encontramos situados.

Cortar

  • Para mover unas celdas a otra posición, sigue los siguientes pasos:

Seleccionar las celdas a mover.

Seleccionar la pestaña Inicio y hacer clic en el botón Cortar.

  • O bien, utiliza la combinación de teclado CTRL + X.

Observa como aparece una línea de marca alrededor de las celdas cortadas indicándonos la información situada en el portapapeles.

A continuación seleccionar las celdas donde quieres que se sitúen las celdas cortadas (no hace falta seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar, ya que si se selecciona una única celda, Excel extiende el área de pegado para ajustarlo al tamaño y la forma del área cortada. La celda seleccionada será la esquina superior izquierda del área pegada).

  • Seleccionar la pestaña Inicio y haz clic en el botón Pegar.
  • O bien, utiliza la combinación de teclado CTRL + V.

Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacías, se borrará el contenido de éstas últimas, no podemos utilizar el pegado especial visto en el tema anterior.

Tampoco se modifican las referencias relativas que se encuentran en la fórmula asociada a la celda que movemos.

Mover celdas utilizando el ratón

  • Para desplazar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja, sin utilizar el portapapeles, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar las celdas a mover.

Situarse sobre un borde de la selección.

El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y una cruz de 4 puntas, tal como esto: puntero desplazar.

Pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta donde quieres mover el rango.

Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango en caso de soltar el botón del ratón.

Suelta el botón del ratón cuando hayas llegado a donde quieres dejar las celdas.

  • Si queremos mover algún rango de celdas a otra hoja seguiremos los siguientes pasos:

Seleccionar las celdas a mover.

Situarse sobre un borde de la selección.

El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y una cruz de 4 puntas, tal como esto: puntero desplazar.

Pulsar el botón del ratón y sin soltarlo pulsar la tecla ALT, después pasar el puntero del ratón sobre la pestaña de la hoja a la cual quieras mover el rango de celdas que hayas seleccionado, verás que esta hoja pasa a ser la hoja activa.

Una vez situado en la hoja deseada soltar la tecla ALT.

Después, soltar el puntero del ratón una vez situado en el lugar donde quieres dejar las celdas.

Ejercicio paso a paso. Copiar Celdas

Objetivo.

Practicar las distintas formas de copiar o duplicar celdas dentro de un libro de trabajo en Excel.

Ejercicio paso a paso.

1 Si no tienes abierto Excel2007, ábrelo para realizar el ejercicio.

2 Empieza un nuevo libro de trabajo.

3 Introduce en la celda A1 el valor 34.

4 Introduce en la celda A2 la fórmula =A1*2.

  • Ahora vamos a cambiar de posición la celda A2, para colocarla en la celda C2. Para ello vamos a utilizar el portapapeles.

5 Selecciona la celda A2.

6 Ve a la pestaña Inicio.

7 Haz clic en el botón Cortar.

  • Ahora el contenido de la celda A2 se encuentra en el portapapeles.

8 Sitúate en la celda C2, que es donde queremos mover la celda anterior.

9 Ve a la pestaña Inicio.

10 Haz clic en el botón Pegar.

El contenido de la celda que se encuentra en el portapapeles se colocará automáticamente donde nos encontramos.

  • Observa como el contenido de la celda no ha variado, sigue siendo =A1*2.

Podemos realizar la misma operación pero utilizando los botones de la Banda de opciones en vez del menú.

  • Para utilizar este método vamos a mover la celda A1 a D1.

11 Selecciona la celda a mover, es decir, A1.

12 Haz clic sobre el botón Cortar de la pestaña Inicio.

13 Sitúate donde queremos dejar la celda, D1.

14 Haz clic sobre el botón Pegar de la pestaña Inicio o pulsa CTRL+V.

Observa como ahora el resultado de la celda C2 no ha variado, y si nos situamos en ella y miramos la barra de fórmulas el contenido sí habrá cambiado por =D1*2 .

  • Ahora vamos a mover celdas pero sin utilizar el portapapeles. Empezaremos por cambiar el contenido de la celda C2 a A2.

15 Selecciona la celda a mover, es decir, C2.

16 Sitúa el puntero del ratón sobre cualquiera de los bordes de la selección.

El puntero del ratón se convertirá en una flecha que apunta hacia la izquierda puntero desplazar.

17 Empieza un nuevo libro de trabajo.

18 Introduce en la celda A1 el valor 34.

19 Introduce en la celda B1 el valor 20.

20 Introduce en la celda A2 la fórmula =A1*2.

  • Ahora vamos a copiar la celda A2 en B2. Para ello vamos a utilizar el portapapeles.

21 Selecciona la celda A2.

22 Ve a la pestaña inicio.

23 Haz clic en el botón Copiar.

  • Ahora el contenido de la celda A2 se encuentra en el portapapeles.

24 Sitúate en la celda B2, que es donde queremos copiar la celda anterior.

25Ve a la pestaña Inicio.

26 Haz clic en el botón Pegar.

El contenido de la celda que se encuentra en el portapapeles se colocará automáticamente donde nos encontramos.

  • Observa como el contenido de la celda copiada en B2, será =B1*2 .

Como hemos copiado la celda una columna hacia la derecha la referencia a la columna dentro de la fórmula cambiará una posición, en vez de A pondrá B, y como la copiamos en la misma fila la referencia a ésta no varía. Por lo tanto =B1*2. Lo único que puede cambiar de la fórmula son las referencias a celdas.

  • Podemos realizar la misma operación pero utilizando los botones de la Banda de opciones en vez del menú. Para utilizar este método vamos a copiar la celda A2 en D3, es decir 3 columnas hacia la derecha y dos filas hacia abajo.

27 Selecciona la celda a copiar, es decir, A2.

28 Haz clic en el botón Copiar de la pestaña Inicio o pulsa las tecla CTRL+C.

29 Sitúate donde quieres copiar la celda, D3.

30 Haz clic en el botón Pegar de la pestaña Inicio o pulsa las teclas CTRL+V.

Observa ahora el resultado de la celda D3 situándonos en ella y mirando en la barra de fórmulas el contenido, como hemos copiado la fórmula 3 columnas hacia la derecha en la fórmula el valor de la columna se incrementará en 3 y en vez de A pondrá D, y el valor de la fila se incrementará en 1 por copiar la fórmula 1 fila hacia abajo, por lo tanto la fórmula resultante en la celda D3 será =D2*2.

  • Ahora vamos a copiar celdas pero sin utilizar el portapapeles. Empezaremos por copiar el contenido de la celda A1 en E6.

31 Selecciona la celda a copiar, es decir, A1.

32 Sitúa el puntero del ratón sobre cualquiera de los bordes de la selección.

33 Pulsa la tecla CTRL del teclado.

EL puntero del ratón se convertirá en .

34 Manteniendo pulsada la tecla CTRL, pulsa el botón del ratón y manteniéndolo pulsado arrastra hasta la celda donde queremos copiarla, E6, donde ya podremos soltar el botón del ratón y a continuación la tecla CTRL.

35 Observa la fórmula de la celda E6.

  • Ahora vamos a probar el copiado en celdas adyacentes, copiaremos la fórmula de A2 en la celdas B2, C2, D2 y E2.

36 Selecciona la celda a copiar, es decir, A2.

37 Sitúa el puntero del ratón sobre la esquina inferior derecha donde hay un cuadrito negro (el controlador de relleno). El puntero del ratón se convertirá en una cruz negra.

38 Pulsa el botón del ratón y manteniéndolo pulsado arrastra hasta la derecha de forma que queden remarcadas todas la celdas donde queremos copiar la fórmula es decir, hasta E2.

  • Si intentas arrastrar hacia abajo verás como no nos deja ya que permite únicamente en la isma columna o en la misma fila.

39 Suelta el botón del ratón cuando quedan remarcadas todas las celdas donde queremos copiar la fórmula.

40 Observa las fórmulas de todas las celdas donde hemos copiado la fórmula.

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