UNIDAD NRO 5- Word

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Mediante la opción Combinar correspondencia Word2007 nos permite incluir en un documento, datos almacenados en otro sitio.

De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas.

Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que sólo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos variables (los que cambian en cada carta según la persona). De esta forma podemos generar automáticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde están almacenados los datos.

Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generación de etiquetas, la impresión de sobres, generar recibos, etc.

Conceptos previos

Cuando ‘combinamos correspondencia’, estamos utilizando dos elementos fundamentales: el documento principal y el origen de datos.

Documento principal.

Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos.

Origen de datos.

Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal. Puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de MS Access, un libro de MS Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar.

En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos por campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna. Por ejemplo si el origen es una tabla de clientes de Access, el registro será la fila correspondiente a un cliente, y los campos serán por ejemplo, el nombre y la dirección del cliente, es decir cada uno de los datos de ese cliente.

Todo esto lo vamos a ir viendo detenidamente a continuación y verás qué sencillo resulta utilizar esta potente utilidad de Word.

Crear el documento principal

Abrir Word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un documento que ya contenga el texto fijo.

Seleccionar de la pestaña Correspondencia el menú Iniciar combinación de correspondencia, allí haz clic en la opción Paso a paso por el Asistente para cobinar correspondencia.

imagen1

Se abrirá la sección Combinar correspondencia con el primer paso del asistente. Este asistente es muy sencillo, nos va preguntando y nosotros le contestamos haciendo clic en la opción deseada.

imagen 2

En primer lugar tenemos que elegir el tipo de documento que queremos generar (cartas, mensajes de correo electrónico, sobres, etc..)

Seleccionar Cartas y hacer en Siguiente, aparece el segundo paso del asistente.

En el paso 2 definimos el documento inicial, es el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado. Debajo de las tres opciones tenemos una explicación de la opción seleccionada en este momento.

Dejar seleccionada la primera opción y hacer clic en Siguiente para continuar con elimagen3

asistente.

En el paso 3 seleccionamos el origen de datos, como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access, una hoja de Excel, una tabla en otro archivo Word, etc…), podemos utilizar contactos nuestros de Outlook, o simplemente escribir una lista nueva.Si seleccionamos la opción Utilizar una lista existente aparece la opción Examinar…, hacer clic en ella para buscar el archivo que contiene el origen de datos.Si seleccionamos la opción Seleccionar de los contactos de Outlook, en lugar de Examinar… aparece la opción Elegir la carpeta de contactos, hacer clic en ella y elegir la carpeta.Si seleccionamos la opción Escribir una lista nueva en lugar de Examinar… aparece la opción Crear…, hacer clic en ella para introducir los valores en la lista.

Ahora explicaremos con más detalle la opción Examinar…

Al hacer clic en la opción Examinar… se abre el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datos en el que indicaremos de dónde cogerá los datos:

imagen4

En el campo Tipo de archivo: seleccionamos el tipo de archivo donde se encuentra el origen de datos, se admiten tipos muy variados, pero lo más común será utilizar el tipo Bases de datos Access (*.mdbx;..) si tenemos los datos en una tabla de base de datos Access, el tipo Archivos de Excel (*.xlsx) si tenemos los datos en una hoja Excel, el tipo Documentos de Word (*.docx) si tenemos los datos en una tabla de Word.

En la parte superior de la pantalla en el campo Buscar en: indicamos la carpeta donde se encuentra el origen de datos. Al seleccionar la carpeta aparecerán todos los archivos del tipo seleccionado que se encuentren en la carpeta, sólo nos quedará hacer doble clic sobre el archivo que contiene nuestro origen de datos o seleccionarlo para que aparezca su nombre en el campo Nombre de archivo: y hacer clic en el botón Abrir.

Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, en él vemos los datos que se combinarán y podemos añadir opciones que veremos más adelante.

imagen5

En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y añadimos los campos de combinación. Para ello debemos posicionar el cursor en la posición donde queremos que aparezca el campo de combinación y a continuación hacemos clic en el panel de tareas sobre el elemento que queremos insertar.

Podemos insertar un Bloque de direcciones…, una Línea de saludo…, Franqueo electrónico… (si tenemos la utilidad instalada), o Más elementos…. En la opción Más elementos… aparecerá la lista de todos los campos del origen de datos y podremos elegir de la lista el campo a insertar.

Cuando hayamos completado el documento hacemos clic en Siguiente para pasar al paso 5 del asistente.

En este paso examinamos las cartas tal como se escribirán con los valores concretos del origen de datos.

Podemos utilizar los botones << y >> para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamenimagen7te, podemos Buscar un destinatario… concreto, Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios… para corregir algún error detectimagen6ado.

Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opción Imprimir….

Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas, o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales… En este caso nos permite elegir combinar todos los registros, el registro actual o un grupo de registros. El documento creado será un documento normal sin combinación.

Si no queremos realizar ninguna de las acciones anteriores cerramos el panel de tareas.

TALLER

1) Elaborar una carta en Word, no menos de 30 líneas

2) Hacer una base de datos en Excel donde ingrese el nombre, dirección, teléfono.

3) Combinar correspondencia.

19 comentarios sobre “UNIDAD NRO 5- Word

    luii alvarez escribió:
    agosto 26, 2010 en 2:40 pm

    Ay profe q no entendemos eso
    todos estamos de acuerdo

    sarita morales escribió:
    agosto 26, 2010 en 2:41 pm

    =( Profe siii estoy de acuerdo con luii

    johana escribió:
    agosto 26, 2010 en 2:43 pm

    Profe No Entiendo Nada …….:(

    maria camila torres 8º1 escribió:
    agosto 26, 2010 en 3:01 pm

    profe eleido el taller barias veses y no le e logrado entender por favor me puede explicar como realisarlo grasias..!!

      solvasquez respondido:
      agosto 27, 2010 en 12:12 pm

      acerquesen en descanso o en una clase y con gusto las atendere.

      solvasquez respondido:
      agosto 27, 2010 en 12:12 pm

      acerquesen en descanso o en una clase y con gusto las atendere.

        Fernanda Qaztro Qaztro escribió:
        noviembre 5, 2015 en 1:51 pm

        hay muchas cosas que no quedaron muy claras pero logre superar la prueba muchas graciiias

    Mª Camila torres contreras 8º1 escribió:
    agosto 26, 2010 en 8:31 pm

    profe q podemos hacer para realisarlo nos puedes explicar

    Maria Paulina escribió:
    agosto 26, 2010 en 8:41 pm

    profe para cuando te lo tenemos que entregar

      solvasquez respondido:
      agosto 27, 2010 en 12:09 pm

      para lo mas pronto

    Lency escribió:
    agosto 27, 2010 en 2:01 pm

    Huy No Eso Esta Muy Duro Y En Tan Corto Tiempo Jmmm

    laura escribió:
    agosto 27, 2010 en 3:35 pm

    profe no entiendo nada y yo tengo es word 2003

    geral! =) escribió:
    agosto 27, 2010 en 8:54 pm

    jmm lency qe si qe esta super durisimo
    y ademas con eso del street dance la verdad no nos qedo nd de tiiempo
    uy y como no estabamos no entendimos y jairo no nos supo expilcar…=(
    bn noo ahh yo nose qe vamos a hacer !! qe cosa mas enredada eo no nos qiizo dar!!

      solvasquez respondido:
      agosto 28, 2010 en 8:50 am

      para la proxima clase te explico, tengan hecho la carta y la base de datos y me la envian por el corrreo que en la clase les explicare convinacion de correspondencia.

    pao escribió:
    agosto 28, 2010 en 5:21 pm

    prof ya hice la carta y lo de excel lo de combinacion de correspondencia no lo entendi puedo mandar lo que tengo hecho

    habilitaciones 6 segundo periodo « TECNOLOGÍA E INFORMÁTICA escribió:
    noviembre 8, 2010 en 7:39 am

    […] COMBINAR CORRESPONDENCIA […]

    Alejandro escribió:
    abril 4, 2012 en 6:43 pm

    buuuu

    Cano escribió:
    agosto 24, 2015 en 4:21 pm

    buenas tardes la presente es para informales que los talleres del grado 9 no se encuentran y también para que hagan el favor de arreglar este problema..

    Fernanda Qaztro Qaztro escribió:
    noviembre 5, 2015 en 1:53 pm

    profe algunas cosas no quedaron
    muy claras pero logre mi objetivo mi grado graciiias

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