Me fascina este video, pues cuenta lo que  a los Colombianos nos falta, sentido comun, sentido de pertenencia. Ademas este video nos enseña a luchar por lo nuestro, muchas personas piensan que tener un negocio es ponelo y ya, nos llenamos de plata, pero no es asi, todo tiene un proceso,  aqui se describe el proceso que he tenido al transcurso del tiempo con mi negocio,  bueno todos los dias  le pido a Dios  para que sea bendecido y pueda salir adelante con todos mis propositos.

Me identifico con el cuento, pues es la lucha contante con la cual me identifico con mi negocio “LABORATORIO ÒPTICO CRISTAL”.

objetivo:

Desarrollo de conceptos claros de ventas usando la web 2.0.

Implementación de tecnologías útiles para impactar grupos específicos de mercado.

Diseño de presentaciones con contenido multimedia.

Contenidos del módulo:

Cómo desarrollar presentaciones con contenido multimedia: imágenes, videos y animaciones y vender a través de ellas impactando a clientes potenciales.

En éste módulo aprenderás una herramienta para hacer presentaciones innovadoras con un aplicativo muy atractivo y fácil de trabajar, descubrirás Prezi y todas las posibilidades que brinda para que sorprendas a tus clientes, los que ya están cautivos y los nuevos. Revisa la siguiente información para que te introduzcas en el tema. No olvides ver los video tutoriales!

POR QUÉ UNA PRESENTACIÓN INNOVADORA?

La manera de transmitir ideas varía de manera permanente y actualmente con la cantidad de recursos multimedia que están disponibles con los adelantos en el tema de TIC tenemos un reto para sacar partido o quedarnos en donde estamos. Una empresa que aproveche posibilidades de herramientas que le permitan ser acertado y convincente en su mensaje puede marcar la diferencia.

Es importante tener en cuenta que el mismo cambio y disponibilidad de recursos multimedia, cambian la forma en que un/a usuario/a quiere recibir la información y claramente nos volvemos cada vez más visuales y auditivos, el mensaje que nos llega sólo con texto muchas veces no tiene el impacto deseado.

Existen distintas formas de hacer presentaciones de productos, portafolios, ideas de mejora, oportunidades comerciales, etc., como vendas tus ideas a clientes regulares, potenciales o incluso al cliente interno es la que dará protagonismo a la organización, sabiendo que las herramientas desarrolladas en este curso tienen por objetivo aparte de ser impactantes, llegar masivamente a gran volumen de personas.

¿Qué es Prezi?

Para entrar en materia debes entender que es Prezi y creo que la mejor manera de hacerlo es refiriéndome a uno de los programas más comunes de la misma línea, reconociendo obviamente las principales diferencias y sin la pretensión de tomar partido, sólo mostrándote una posibilidad distinta para que impactes en el futuro.

Prezi es una herramienta para construir presentaciones, es algo así como PowerPoint aunque maneja una filosofía de trabajo diferente, algunas de las más destacables son:

1. Prezi fue concebida como una herramienta para trabajar sobre internet y PowerPoint fue concebido como un programa de escritorio.

2. PowerPoint tiene un esquema de trabajo secuencial y basado en diapositivas, mientras que Prezi nos presenta un lienzo de trabajo en el cual se plasman todas las ideas y finalmente se conectan para dar sentido a nuestra presentación.

3. PowerPoint es un programa que al estar instalado en un computador específico, hace que las diapositivas se deban trabajar de manera centralizada, Prezi al ser un aplicativo web nos da la posibilidad de realizar teletrabajo, en este orden de ideas, un archivo de PowerPoint debe portarse en un dispositivo de almacenamiento (memoria, CD, etc.) para ser distribuido ó proyectado en distintos espacios, mientras que Prezi puede ser accedido desde cualquier computador sin importar la ubicación para presentación ó edición siempre que se tenga un equipo con acceso a internet.

4. Prezi nos permite el trabajo colaborativo, es decir que varias personas construyan una presentación basados en una idea principal y lo mejor, de manera simultánea con la posibilidad de ver en tiempo real los avances; ésta es la principal diferencia con PowerPoint.

5. PowerPoint tiene su versión en español, mientras que Prezi hasta ahora sólo cuenta con una versión en inglés.

En este punto podremos seguir reconociendo las posibilidades de la Web 2.0 y todas las oportunidades que trae para nosotros/as, no sólo para el uso empresarial, sino también personal. La idea es que sigas identificando ventajas y desventajas de esta potente herramienta que cada día madura más para tu beneficio.

Regístrate para empezar

Prezi por ser un aplicativo web, permite al acceso a usuarios/as con una cuenta en su plataforma, lo que te implica realizar un proceso de registro. Cuando ya estés registrado lo único que necesitas para ingresar es tu nombre de usuario y contraseña para poder trabajar.

Usando un navegador con Internet Explorer o Mozilla Firefox, ingresa a la dirección www.prezi.com con lo que te aparecerá la siguiente pantalla.

Como para muchos esta será su primera vez con Prezi, veremos cómo realizar el ejercicio de registro por la opción Sign up, pero ten claro que cuando quieras acceder nuevamente a la plataforma, simplemente harás el ingreso por la opción Log in donde se te pedirá el nombre de usuario y la contraseña.

Si te fijas en la pantalla tenemos varias opciones de registro, algunas pagas y otras gratuitas, obviamente si pagas tendrás mayor cantidad de beneficios, pero igual la funcionalidad de la herramienta en sus versiones gratuitas nos permitirán sacar el mayor provecho al aplicativo.

Nuestro registro lo haremos haciendo clic en la opción Get que aparece en la primera columna, con lo cual nos damos en alta con los siguientes beneficios:

· Create Prezis online: es decir que tu podrás crear, presentar y compartir con otros los prezis que construyan a través de la página www.prezi.com

· Present offline: lo que nos indica que puedes descargar presentaciones para usarlas estando fuera de línea, aunque las descargas son limitadas, con tu cuenta gratuita podrás descargar 2 Prezi.

· Storage space: Cuentas con 100 Mb de almacenamiento, lo cual es una capacidad muy buena si aprendes a optimizar tus presentaciones.

Como veras, los datos solicitados en el formulario de registro son pocos y te tomará muy poco tiempo:

Bloque rojo

· First name: ingresa tu nombre

· Last name: ingresa tus apellidos

· Email: coloca tu correo electrónico asegurándote que esté bien escrito, ya que éste se convertirá en tu nombre de usuario en Prezi y la próxima vez que desees ingresar deberás utilizarlo.

· Password: coloca un password y la recomendación que te hago es que sea el mismo del correo electrónico para asegurar que no se te olvidará la próxima vez que intentes acceder a Prezi.

· Password again: confirma tu password, esto lo debes hacer para asegurar que lo escribiste bien.

Bloque verde

· La mayoría de aplicativos web utilizan al momento del registro como estrategia para validar que el formulario sea diligenciado por personas y no por máquinas, un código de verificación especial que para cada persona es distinto, mira que te aparece a ti y escríbelo en el cuadro de texto.

Bloque naranja

· Chulea haciendo clic en el cajoncito que te indica que entiendes la política de publicación de tus Prezis, pues bajo la filosofía de esta herramienta el trabajo que realices, podrá ser consultado y reutilizado por otras personas registradas en la plataforma.

· Finalmente debes hacer clic en el botón Register and Continue para terminar el proceso de registro que fue muy sencillo.

La próxima vez que quieras acceder recuerda que lo único que necesitas es tener claro el correo con el que te registraste y la contraseña.

Como trabajar cuando ya estés registrado

Después de hacer tu registro, el ingreso es simple, podrás ingresar desde cualquier computador, en esta oportunidad deberás hacer clic en la opción Login y ella te enviará a la página que te pide el correo electrónico y la contraseña.

Ahora ya estarás listo para empezar a trabajar en tus presentaciones innovadoras, con las cuales puedes sorprender con una nueva forma de presentar tu empresa, portafolio de productos, ideas de negocio, modelos, resultados, etc.

Vamos a conocer la herramienta desde un punto de vista práctico, simplemente sigue los pasos que te iremos dando en este tutorial pero involucrando datos propios de la presentación que te interesa montar, al final seguro tendrás un producto visualmente rico, entretenido para tu lector/a y práctico para cuando desees hacer tus exposiciones.

La interfaz inicial de Prezi es muy sencilla.

Bloque Rojo

Tienes tres pestañas con las cuales puedes ir a:

· Your prezis: te enviará a la página donde estarán todas las presentaciones que hayas construido o que te hayan compartido (más adelante verás cómo compartir), es algo como una carpeta donde estarán todos tus archivos creados con esta herramienta.

· Learn: podrás acceder a una página donde están dispuestos una serie de manuales para que aprendas a trabajar con la herramienta, ten presente que están en inglés y allí encontrarás varias categorías, desde básico hasta avanzado, sabiendo que igual son tutoriales muy gráficos y seguramente si tienes la barrera del idioma entenderás varios conceptos que allí te den.

· Explore: es una página donde descubrirás presentaciones hechas por otras personas y que te servirán de apoyo en dos sentidos a mi modo de ver, y es que te dan ideas para integrar en tus Prezis haciéndolos más atractivos y sorprendentes, y por otro lado hay muchos de estos productos compartidos para que tú los reutilices por si el tema ya fue trabajado por alguien más, así no empezarás desde cero tus Prezis.

Bloque Verde

· Básicamente aquí hallarás el botón que te permitirá crear nuevos Prezis, es decir un nuevo archivo de presentación en esta interesante herramienta, más adelante veremos como hacerlo.

Bloque Naranja

· Es un área de la ventana que nos presenta nuestro Prezis como un mosaico de documentos, con el nombre que le dimos al momento de crearlo, la descripción que utilizamos, el propietario (creador del archivo) y la fecha de creación del documento.

Construye tu primer Prezi

Ya es hora de empezar nuestra producción y para ello crearemos nuestra primera presentación, a medida que avancemos en este tutorial construiremos la presentación de nuestra empresa, la idea es que cada uno/a vaya alimentándola con los datos correspondientes a la idea que se empezó a desarrollar desde el módulo 1.

Recuerda que en la pantalla anterior teníamos el botón New prezi con el cual aparece la siguiente pantalla para definición de algunos datos básicos de tu Prezi:

· Title: coloca el nombre de tu presentación, es algo así como el nombre del archivo por lo que no se recomienda que sea muy extenso.

· Description: es un campo destinado para que coloques una breve descripción de tu Prezi, la idea es que uses un texto que diga de que se trata tu presentación para que otra persona pueda hacerse una idea sin necesidad de visualizarla.

Entramos en lo más interesante y es trabajar nuestro lienzo con toda la información que tú quieras presentar (textos, imágenes, videos, etc.), lo primero que te encontrarás al darle el nombre y descripción al Prezi es una sola hoja de trabajo en blanco donde desarrollaremos nuestra idea de manera libre, a diferencia de otros editores de presentaciones, acá no necesitarás insertar otras hojas o diapositiva, todo estará dispuesto en esta área.

Quiero que reconozcas las herramientas que aparecen en color azul, pues cuando sepas para que sirve cada opción, verás que el trabajo será muy simple, y empezaremos por el menú principal que aparece en la esquina superior izquierda, para que lo asocies visualmente fácil, es un círculo del cual emergen otros círculos con opciones.

Para que sepas qué función tiene cada opción de este menú lee detenidamente lo que sigue, sin embargo a medida que avancemos en nuestra presentación podrás ver como funciona:

· Colors & Fonts: esta opción del menú te permitirá definir la plantilla con la cual trabajarás, es decir que podrás establecer como aparecerá el lienzo configurando propiedades del fondo, tipos y colores de fuentes, estilo de algunas formas como flechas y marcos que puedes incorporar, etc.

Es importante que sepas que existen por el momento 10 plantillas predefinidas, pero puedes crear tu propia plantilla para darle mayor personalidad y toque diferencial a la presentación.

· Path: básicamente te permite establecer la manera como se navegarán los distintos elementos que tengas en el lienzo, esta opción la entenderás mejor en la práctica.

· Frame: la herramienta de marcos te permitirá insertar figuras de tipo circular, rectangular, corchetes y una forma invisible con dos fines: 1. Fijar el foco o atención del lector sobre un elemento específico de nuestra presentación. 2. Agrupar elementos que requiero se vean en un solo zoom (acercamiento que hace el programa sobre cada uno de los elementos de la presentación final).

· Insert: con esta opción tu podrás vincular o insertar como nos lo dice el nombre elementos como imágenes, videos propios ó videos publicados en youtube.

· Show: nos permite tener una vista previa del trabajo que estamos construyendo, así lo seguiremos afinando hasta tenerlo listo.

Imagen9.jpg

Esta otra herramienta cumple una función muy importante de zoom sobre los elementos que tengas en el lienzo:

· Lupa – te permitirá alejarte del lienzo, porque posiblemente necesites más espacio de trabajo.

· Lupa + te permitirá acercarte a los elementos que tengas en el lienzo.

· Casa: te permitirá ver todos los elementos que tienes en el lienzo, no importa si estas muy lejos o muy cerca, el lienzo se ajustará al tamaño justo para que visualices toda tu presentación.

·

Finalmente contamos con las siguientes herramientas de gestión del documento:

· Saved: te permitirá guardar los cambios hechos, sin embargo te cuento que la herramienta hace un autoguardado de manera permanente para que no corras el riesgo de perder información si tienes algún bloqueo del navegador o el servicio de internet.

· Deshacer y Rehacer: te permitirá como lo dice el nombre corregir algunas acciones sobre las que te hayas equivocado.

· Meeting: te permite compartir tus Prezis con otras personas, ya sea para pre visualización o edición de documentos.

· Print: permite la creación de un documento PDF que luego puedas imprimir con la información del Prezi.

· Help: es una pequeña ayuda que te brinda la herramienta sobre las diferentes opciones del menú de círculos.

· Exit: es la opción que te permite salir de la presentación cuando hayas terminado o sencillamente cuando desees descansar, no te preocupes que luego podrás ingresar nuevamente para seguir mejorando tus presentaciones.

En la marcha seguramente conocerás y entenderás mejor como funciona cada opción, así que te propongo que desarrollemos el ejercicio que te tenemos:

Para activar cada opción del menú debes hacer clic sobre el círculo respectivo, con lo cual verás que se ocultan todas las opciones y queda activo sólo la opción que activaste, como necesitarás regresar al menú con todas las opciones, lo único que debes hacer es clic en la esquina superior izquierda donde aparece una flecha para que reaparezca todo el menú.

Nota: siempre que desaparezca el menú el truco para que reaparezca, sea porque se ocultó una parte o todas las opciones, es ubicar el cursor en la esquina superior izquierda.

Cambiaremos la plantilla para que nuestro lienzo tenga un panorama distinto, con elementos más ricos visualmente, si miras la imagen, te darás cuenta que son 10 plantillas, las cuales ya traen un formato preestablecido, la pequeña muestra que tiene cada uno de los círculos te permitirá ver las características de los distintos elementos: fondo, letra, círculos, flechas, etc. Sin embargo puedes hacer tu plantilla personalizada, para ello se tiene la opción theme Wizard.

Para definir tu plantilla personalizada sólo tienes que seguir 3 pasos, luego de seleccionar Theme Wizard:

Paso 1: definir el color de fondo Background.

Paso 2: definir las características de las fuentes, es decir, tipo de letra y color sabiendo que se pueden definir tres estilos Font & Colors.

Paso 3: definir el color de los frame tipo círculo, corchetes y rectángulos, líneas y el marcador.

Luego de establecer la plantilla, ya sea una de las predefinidas o la que creaste, puedes continuar colocando las ideas de tu presentación en el lienzo, para ello, simplemente da clic en cualquier parte del lienzo y cuando titile el cursor realiza la entrada de texto. Mira que cuando estás haciendo la entrada de texto te aparecen también las características que puedes cambiar: alineación, viñetas, agrandar el tamaño del cuadro de texto y definir el estilo de fuente (sólo tienes tres opciones). No te preocupes por ahora de la distribución de elementos, ya veremos cómo darle orden y mejorar la estética de nuestra presentación.

Cuando tengas todos los textos en el lienzo, puedes proceder a organizarlos, acá juega un papel importante tu creatividad y sentido de la estética para lograr un resultado atractivo, te mostraré una nueva herramienta que servirá para lograr ese diseño deseado, LA CEBRA, que se activa haciendo un solo clic sobre el elemento que deseas manipular.

La cebra aparece resaltada, como ven tiene tres áreas y lo que veremos aplica en textos, imágenes y videos, estas acciones las podrás ejecutar sobre esos distintos elementos.

Zona Roja: es el área más interna de la cebra, si haces clic sostenido estando en esta área y desplazas el mouse podrás notar que los textos se desplazan.

Zona Verde: es el área intermedia de la cebra, si haces clic sostenido estando allí y desplazas el mouse hacia afuera, el elemento se vuelve más grande y si por el contrario desplazas el mouse hacia adentro el texto se hará más chico.

Zona Naranja: es el área externa de la cebra, si haces clic sostenido estando allí y mueves el mouse en alguna dirección, notará que el texto gira.

Si viste con detenimiento estas opciones, entenderás que usando la cebra organizarás el lienzo a tu gusto.

Luego de organizar los elementos en el lienzo, pasaremos a enriquecer nuestra presentación con imágenes, recuerda que para hacerlo debes hacer clic en la opción de menú Insert allí encontrarás la opción Load File que te abrirá una ventana auxiliar para que ubiques los archivos tipo imagen que deseas incorporar a la presentación, para que tengas claridad, te cuento que los formatos validos son .jpg, .gif y .png

Fíjate como va nuestra presentación empresarial hasta el momento, simplemente vamos involucrando elementos y distribuyéndolos en el lienzo según tu gusto, verás que los textos rotados no van a desordenar tu Prezi, por el contrario mostrarás una posibilidad novedosa de exponer tus productos.

Ahora insertaremos unos Frame que como lo dije antes, sirven para hacer más vistosa la presentación y para agrupar elementos. Para usarlos basta con elegir la opción Frame del menú principal e indicar el punto de partida y el de finalización del marco con clic sostenido. Los frame son de 4 tipos, los iré mencionando y te indicaré donde se aplicó para que te hagas una idea de cómo funcionan:

Corchetes: se aplicó al texto CORPORACIÓN COLOMBIA DIGITAL – CCD

Círculo: se colocó en los tres subtítulos Gobierno – Sector privado – Academia

Rectángulo: se colocó en el texto ESPACIOS DE CREATIVIDAD DIGITAL

Hidden: es un tipo de marco invisible al momento de la presentación, en éste tipo encerramos el logotipo y nombre de la empresa para que en la presentación final los visualicemos juntos.

Para insertar un video el procedimiento es muy simple, sólo debes ir al menú Insert de allí selecciona la opción YouTube y en la ventana que se abre copia la dirección del video de YouTube que esté acorde a tu presentación. La dirección de YouTube aparece en la barra de direcciones del navegador cuando está reproduciendo el video de tu interés.

Imagen20.jpg

El video automáticamente aparecerá en el lienzo y la manipulación con la cebra es la misma, es decir que podrás moverlo, dimensionarlo y rotarlo si lo deseas y va acorde a la estética de tu Prezi. Con lo hecho hasta ahora nuestro producto va de la siguiente manera:

Nos resta establecer la ruta de navegación o la secuencia de presentación de nuestros elementos en el lienzo, así obtendremos el Prezi que le enviaremos o compartiremos a través de nuestra página web con clientes actuales y potenciales.

Para establecer la secuencia de navegación, nos valemos de la herramienta Path, la estrategia es simple, debes ir haciendo un clic en los elementos en el orden que deban irse presentando y va apareciendo un número según la secuencia que establezcas.

Ten en cuenta que si un elemento no queda en la ruta de navegación no se verá en nuestra presentación final y si queremos visitar elementos agrupados (textos e imágenes), debemos hacer el clic de la ruta en el borde del frame que los está agrupando.

La ruta la puedes modificar cuantas veces quieras hasta quedar satisfecho con el resultado, simplemente regresa a la opción Path.

Una de las opciones más interesantes de ésta herramienta, es que posibilita el trabajo colaborativo y de allí que sigamos en la línea de herramientas Web 2.0.

Tus Prezis pueden ser compartidos para que otras personas, ya sean funcionarios de la empresa o cualquiera lo editen y lo sigan enriqueciendo con otros recursos (imágenes, textos, videos, etc.), cuando lo compartes la otra persona será algo así como el propietario de ese documento, con la única restricción de borrado del archivo.

Para logar este cometido, fíjate que en las herramientas del área superior de la pantalla tenemos Meeting y al desplegarla, veremos que aparece una opción Invite to edit que nos indica que podemos invitar a otros con permisos de edición.

Te aparecerá una ventana auxiliar con una dirección URL especial generada por la herramienta, esta dirección deberás compartirla a las personas que participarán en la construcción del Prezi, tú decides si la compartes por correo, messenger u otro medio, yo te recomiendo el correo. Realiza dos pasos sencillos, en la ventana auxiliar que apareció debes hacer clic en Copy link con lo cual la herramienta selecciona la dirección y la guarda en memoria temporal, luego lleva esa dirección a tu correo (yahoo, gmail, hotmail, etc.) para que la remitas a las personas que desees compartir.

Finalmente, tu contacto recibirá la dirección URL que tu le compartiste y al hacer clic lo enviará al documento en modo edición, es decir, que el lienzo aparecerá listo para ser trabajado por esta persona. Los dos o más funcionarios que estén trabajando podrán realizar ajustes simultáneamente, tendrán todos los permisos sobre los elementos que ya están incorporados a la presentación y todos podrán visualizar los cambios en tiempo real.

Nota: La manera como te das cuenta que otras personas están trabajando el documento es porque aparece un muñeco sobre el lienzo rotulado con el nombre de quién es, esto quiere decir que aparecerán tantos muñecos como personas estén trabajando en un momento determinado.

Para ver cómo quedó tu presentación ve a la última herramienta del menú, con Show podrás pre visualizar tu trabajo y hacer los ajustes que consideres pertinentes antes de salir de la presentación.

Usa las flechas de la esquina inferior derecha para avanzar y regresar en la presentación, es la manera como lo verá otro usuario al que le compartamos nuestro Prezi.

Cuando termines, recuerda hacer clic en Exit para que el aplicativo haga el último proceso de guardado y salgas de la versión de edición, con lo que verás tu Prezi finalizado y listo para ser compartido a tus clientes.

Con tu Prezi listo aparecen unas nuevas opciones que es importante que reconozcas para que termines de tener una visión global de la herramienta, en la imagen encontrarás las áreas resaltadas por colores:

Bloque Naranja

Te permite editar el título del documento y cambiarlo.

Bloque Roja

Te presenta opciones de manipulación del archivo como:

· Edit prezi: te permite editar la presentación para seguirla trabajando, si haces clic en ésta opción reingresas al lienzo.

· Save a copy: te permite generar una réplica de la presentación, para tener un punto de partida en una nueva versión de éste documento, puede ser que lo vayas a resumir o ampliar.

· Download: te permite descargar un archivo portable, es decir que puedas cargar en una memoria, CD, etc., y reproducir en un lugar sin internet. Te recomiendo no hacer uso de ésta opción a menos que lo necesites, pues con la cuenta gratuita que nos registramos nuestras descargas se limitan a 2.

· Delete: te permite borrar definitivamente el documento, te recomiendo tener precaución con esta opción, pues no tienes manera de recuperar el documento una vez se ejecute.

Bloque Verde

Te presenta opciones de presentación del archivo como:

· Flecha atrás y adelante: opción que posibilita la exploración del Prezi recorriendo los distintos elementos que la componen.

· More: te provee dos opciones más visualización del Prezi: Fullscreen, te permito proyectar la presentación en la pantalla completa; Autoplay, te dará la posibilidad de poner tu presentación a reproducirse automáticamente, con la limitante que el tiempo de espera entra cambio y cambio es muy corto.

Bloque Azul

Finalmente esta zona te presenta opciones para compartir el archivo:

· Get link: es la opción que te permitirá compartir tu presentación para visualización, cuando haces clic en esta opción te aparecerá una dirección URL (Localizador Uniforme de recursos) para que la compartas a cualquier persona, sin importar donde esté y sin el requisito de estar registrado en ésta plataforma para conocer tu Prezi.

· Facebook – Twitter – Correo: Las presentaciones que acá construyas las puedes compartir en redes sociales y por un gestor de correo muy simple que tiene esta plataforma, es muy útil y una gran oportunidad de hacer promoción de tu empresa y servicios con las presentaciones que acá construyas.

· Embed: Esta opción te será de mucha utilidad si tienes blog o una página web donde incorporar código html, pues esta opción te genera un código especial que copiando y pegándolo incorpora el Prezi fácilmente a tu recurso.

Hasta este punto vimos opciones generales de la herramienta y te resta realizar las prácticas propuestas como tarea para reforzar el tema. Con estos primeros pinitos te diste cuenta que es una herramienta muy sencilla de usar, busca sacar provecho para tus prácticas cotidianas reconociendo las posibilidades a nivel empresarial que es el objetivo de éste curso.

Sigue con las prácticas propuestas como tarea para este módulo y así reforzarás el tema.

VIDEOS  QUE AYUDAN AL TEMA:

Objetivo:

Editar y crear documentos en línea (Textos, presentaciones, formularios y hojas de cálculo).

Usar efectivamente documentos colaborativos con clientes y pares de trabajo.

Usar estratégicamente la web 2.0 para el trabajo en grupo.

Contenidos del módulo:

Creación y administración de documentos colaborativos en “la nube” con capacidad de edición grupal simultánea.

Actividades y ejercicios:

 Tutorial

Es este módulo aprenderás como funciona Google Docs y tendrás la oportunidad de descubrir las posibilidades que brinda a nivel empresarial cuando se piensa en computación en la nube que fue uno de los tópicos mencionados en el curso. Revisa la siguiente información para que te introduzcas en el tema. No olvides ver los video tutoriales!

Para iniciar es importante que entiendas que Google cuenta con una serie de aplicaciones denominadas Google Apps que permiten que un empresario maneje su oficina virtualmente. Cuando usamos el término de oficina virtual nos referimos al hecho de poder llevar muchas de las operaciones y actividades de la empresa online (en línea), por ejemplo, realizar la correspondencia y propuestas utilizando un procesador de texto desde Internet, administrar bases de datos sencillas con una hoja de cálculo, construir una presentación, crear una encuesta para un estudio de mercados, etc. Bajo este esquema existe la posibilidad de propiciar el teletrabajo pues nos desligamos un poco de trabajar en un espacio físico fijo, permite que podamos interactuar con personas que estén en cualquier parte del mundo, lo que nos sugiere que un empleado nuestro puede estar en cualquier lugar y conectado trabajando a nuestra oficina virtual.

Las posibilidades están y con la gran ventaja que no nos cuestan en la actualidad; cada uno de ustedes desde su experiencia e intereses personales podrá descubrir las posibilidades que le brindan los aplicativos que veremos en este material.

De ese conjunto de aplicaciones de Google (correo, calendario, grupos, etc.) nos centraremos en Google Docs que de alguna manera se asemeja al paquete de programas para oficina de Microsoft Office que seguramente todos/as conocemos con aplicativos tan populares y vitales en el quehacer diario de una oficina como Word, Excel y PowerPoint.

Para empezar a trabajar con Google Docs debes tener una cuenta de gmail, si aún no tienes tu cuenta con muy pocos pasos puedes registrarte.

1. Ingresa a la dirección www.gmail.com

2. Busca la opción Crear una cuenta>> para iniciar el proceso de registro.

3. Diligencia el formulario que aparece con los datos solicitados

4. Ya puedes utilizar los distintos aplicativos, incluyendo el que nos interesa conocer en esta unidad.

Ya con tu cuenta creada debes ingresar al correo de gmail, pero como lo que nos interesa es trabajar los documentos en línea, debes hacer clic en la opción Docs que aparece en la parte superior izquierda de la ventana, así se abrirá una ventana nueva en la que puedes interactuar con el aplicativo.

Para facilitar tu trabajo, veremos como cambiar la configuración del idioma, así todo te aparecerá en español. Para ello debes hacer clic en la opción Settings que aparece en la esquina superior derecha y luego en la opción Documents Settings que se despliega.

En la página de configuración puedes establecer algunos parámetros de Google Docs, dentro de ellos el idioma, donde elegirás Español y luego en la parte inferior darás clic en Save para establecer este cambio, así toda la interfaz de la plataforma te aparecerá en el idioma elegido.

Bandeja de documentos, reconoce la ventana

Todos los elementos: Muestra todos los documentos que tienen que ver contigo, ya sea que los hayas creado o te los hayan compartido.

Soy el propietario: Te presenta sólo los documentos que tu creaste.

Abiertos por mi: Aquí podrás ver los documentos que te compartieron o enviaron y que en alguna oportunidad abriste.

Compartidos conmigo: Es similar a la opción anterior, pero sólo te presentará los documentos que han sido creados por otros y que te compartieron.

Destacados: Son documentos calificados como destacados, más adelantes verás como darle esta calificación de estrella.

Oculto: Son los documentos que hemos ocultado para que no aparezcan en nuestra bandeja, tu eres quien aplica esta característica sobre el documento, más adelante verás como hacerlo.

Papelera: Es como tu papelera, allí aparecen los documentos que eliminaste.

Elementos por tipo: Este filtro te permitirá clasificar los documentos dependiendo de su naturaleza: texto, hoja de cálculo, presentación, etc.

Más búsquedas:Es un filtro más avanzado, pues te permitirá utilizar criterios más complejos para la clasificación de archivos a presentar.3En esta sección encontrarás las carpetas, al igual que en tu sistema operativo podrás utilizar esta estrategia para agrupar y organizar mejor tus documentos por temas, por ejemplo, propuestas, clientes, proveedores, etc.

Mis carpetas: Carpetas que tu creaste.

Carpetas compartidas conmigo:Estas son carpetas que otras personas han compartido contigo.4La barra de opciones de esta sección te permitirán realizar acciones específicas sobre los documentos que tienes en tu bandeja, para poder utilizarlas primero debes seleccionar el archivo y para ello debes hacer clic en el recuadro que aparece al lado izquierdo del nombre del documento □ con lo que aparece un chulo en el recuadro. Luego de la selección puedes hacer uso de las siguientes opciones:

Compartir: sirve para compartir en modo de edición o sólo para visualización de cualquier documento que hayas creado.

Mover a: te permitirá mover un documento entre carpetas, de una carpeta a otra.

Carpetas: te sirve para seleccionar la carpetas que quieras ver.

Suprimir: Elimina el documento seleccionado.

Cambiar nombre: Esta opción te permite renombrar el documento.

Más acciones:este menú te permite desplegar otra serie de opciones para darle atributos adicionales al documento como calificarlo como documento desatacado, darle la categoría de documento invisible, exportarlo con lo que lo podrás revisar fuera de línea, entre otras opciones.5La última sección de la ventana es el bloque donde verás el conjunto de documentos a los que tienes acceso en tu oficina virtual, recuerda que según el filtro que apliques de acuerdo a lo explicado en la sección 1 (área roja) cambiarán los documentos que aparezcan aquí.

Publicación de nuevos documentos

Recuerda que los documentos los puede crear y empezar desde cero si lo deseas, pero también puedes subirlo a la plataforma Google Docs si ya lo tienes en tu disco duro. El documento solamente podrá ser visto y modificado por otras personas cuando tu lo compartas con esas características y esta operación la veremos más adelante.

Supongamos que vas a crear una propuesta comercial para la empresa que creaste, y esa propuesta tendrá un marco teórico, una descripción del producto o servicio que ofrecen, referencias comerciales y la propuesta económica. Para este ejercicio que hasta acá es muy corto deben intervenir varios actores de la empresa y Google docs será nuestra salvación, pues verás que te permitirá que todos/as los/as integrantes de tu empresa trabajen colaborativamente, ahorrando tiempo y seguramente dinero, ya que no pagarás nada por este servicio.

Crearemos un documento nuevo, totalmente virgen para empezar a trabajar en nuestra propuesta comercial. En el área resaltada debes hacer clic en la opción Crear nuevo, verás que cuentas con la posibilidad de crear documentos de texto, presentaciones, hojas de cálculo, dibujos, formularios y carpetas. Por ahora nuestro objetivo es la creación de un archivo tipo documento con lo que se abre automáticamente una nueva ventana muy parecida al Word que nos permitirá iniciar la construcción del documento.

En las áreas resaltadas podrás hacer dos operaciones muy importantes:

Área Verde

Cambiar el nombre del archivo, para que en la bandeja de documentos aparezca con un nombre distintivo para ti y las personas con las que compartas en documento. También puedes renombrar usando la opción Cambiar nombre que aparece en la sección 4 de nuestra ventana de Google docs.

Área Roja

Salvar o guardar los cambios que realices, aunque por defecto la herramienta tiene una función de autoguardado activa y pocas veces los deberás hacer.

Es este punto ya tienes tu documento creado y definiste el esqueleto de la propuesta, la próxima vez que ingreses a tu cuenta desde cualquier sitio y computador aparecerá el documento en tu bandeja y podrás seguir alimentándolo con información y mejor aún, ya lo puedes compartir con otras personas para que también participen en la construcción de la propuesta, sabiendo que todos los usuarios asociados a un documento podrán trabajar simultáneamente, reconociendo los cambios que otros hagan.

Tal cual creamos este primer documento del tipo Texto, también puedes crear tus hojas de cálculo, presentaciones, etc.

Comparte tus documentos con otros/as usuarios/as

Lo primero que debes saber es que los documentos que compartes en un momento determinado pueden dejar de ser compartidos si así lo deseas cuando quieras, así que no te reprimas para el uso de esta opción, que alivianará mucho tu trabajo.

Para compartir puedes hacerlo, teniendo el documento abierto o con la opción More actions de la sección 4 de nuestra ventana de Google Docs cuando no hayamos entrado al documento. Veamos las dos posibilidades:

1. Con documentos abierto.

Simplemente haz clic en la opción Compartir que aparece en la parte superior derecha de la ventana, aquí se pueden establecer las personas que tendrán acceso al documento.

2. Con el documento cerrado.

En este caso debes seleccionar primero el documento que deseas compartir, simplemente haz clic sobre el cuadro que aparece al lado izquierdo del nombre del documento, luego haz clic en Más acciones y finalmente elije la opción Cambiar propietario para definir el nuevo propietario.

En ambas situaciones debemos establecer cuales serán los/as usuarios/as que tendrán acceso al archivo, para ello debemos adicionar los correos electrónicos de los nuevos propietarios, para el caso número 2 se hace en la casilla rotulada con Nuevo propietario y para el caso número 1 en la casilla rotulada con Añadir personas. Se puede incluir un mensaje personalizado (es opcional) en la casilla identificada con el rótulo Mensaje.

Luego de realizar estas acciones a tu contacto le llegará un correo donde se informa que tiene acceso al documento y enseguida podrá ingresar a trabajarlo colaborativamente contigo y las demás personas a quien hayas invitado.

Recuerda que ésta es una manera fácil de trabajar los documentos de tu oficina, no te vale nada pues no debes pagar licenciamiento, si ya tienes conocimientos de office será muy fácil trabajar con Google Docs ya que cuenta con una interfaz muy similar aunque un poco más restringida, la información siempre estará disponible en internet por lo que si deseas recuperarla basta con ingresar a tu cuenta, los documentos son portables así que los puedes descargar a tu computador y abrirlo con programas como office u Open office y mejor todavía, puedes tener a varias personas trabajando en simultánea con lo que optimizas el tiempo de creación de propuestas y otros documentos en tu oficina.

Borra documentos y carpetas que ya no necesites

Cuando ya no necesites un documento que creaste o publicaste que esté en la plataforma de Google Docs puedes eliminarlo, los pasos como en todo lo visto hasta ahora son sencillos y seguro no tendrás dificultad.

Revisa la siguiente gráfica para que te hagas una idea y sigue los pasos.

1. Selecciona el documento haciendo clic en el cuadro que aparece al lado izquierdo de nombre del archivo.

2. Haz clic sobre el botón Suprimir para realizar la acción de borrado. Google Docs te presentará una ventana de confirmación de la operación.

3. Ten presente que los documentos desaparecen de tu bandeja y quedarán en la papelera virtual, es decir, en la carpeta Papelera lo que te permitirá recuperarlo si así lo requieres.

Trabaja con archivos que tengas en tu computador

Si ya tienes un documento que adelantaste y deseas compartir con otra persona para que sigan la construcción colaborativamente, los pasos son sencillos, para este ejemplo usaremos un archivo tipo presentación con una información general de nuestra empresa, sabiendo que podemos actualizarla en línea y varios actores intervenir en esta acción.

1. En la ventana de Google Docs ubica la opción Subir.

2. En la ventana que se abre usa la opción Seleccionar archivos para subir.

3. Te aparecerá una ventana para ubicar en tu disco duro el archivo que deseas cargar a Google Docs, selecciónalo y dale abrir.

4. Finalmente dale clic en la opción Iniciar la subida con lo cual el archivo cargará en Internet.

5. Podrás ver que tu documento fue publicado con éxito y podemos saberlo porque aparece el reporte de carga en la plataforma. Si deseas cargar más archivos a Google Docs puedes hacerlo a través de la opción Subir más archivos.

6. Para regresar a tu bandeja de documentos haz clic en la opción Volver a Google Docs y verás que el nuevo documento aparece junto a otros que hayas creado o publicado.

7. Mira que efectivamente nuestra presentación aparece en la bandeja puedes abrirla, compartirla, renombrarla, etc., como lo vimos con anterioridad. Para acceder al documento en modo edición ya sea porque eres el propietario o te lo compartieron, debes hacer clic en el nombre del archivo, para nuestro ejemplo lo haremos sobre presentacion_CCD

8. Finalmente mira que puedes seguir enriqueciendo tú y tus contactos el documento y como en el programa para creación de presentaciones de la suite de office puedes enriquecer tu documento con más imágenes, videos, textos, tablas, cambiar formato, crear más diapositivas, etc.

Hasta este punto vimos opciones generales de la herramienta y queda que realicemos nuestras prácticas para reforzar el tema, también conoces la filosofía de trabajo de Google Docs e hiciste tus primeros pinitos, te diste cuenta que es una herramienta muy sencilla de usar y si tienes experiencia trabajando con alguna suite de ofimática será muy fácil entender cómo se usa y como sacar provecho para tus prácticas cotidianas reconociendo las posibilidades a nivel empresarial.

Para que refuerces el tema y aprendas como sacar provecho del aplicativo, realiza las prácticas propuestas como tarea para éste módulo.

Revisa información adicional sobre el tema tratado en los siguientes vínculos.

Videos recomendados

http://www.youtube.com/watch?v=Sy0VyUfx-Xk

http://www.youtube.com/watch?v=OGC8pxsC25c

http://www.youtube.com/watch?v=MSpL25P2ZlM

http://www.youtube.com/watch?v=_yqfMmpit9E

http://www.youtube.com/watch?v=S2ROvfqoLVo

http://www.youtube.com/watch?v=kh5SCTmsr6A

TAREA

Me parece que este es un tema muy importante para todas aquellas personas que quieren salir adelante y aprovechar las ventajas de la tecnologia, la Web 2.0 como herramienta útil para el emprendimiento y generación de oportunidades de negocio. A través de la exploración de herramientas gratuitas en la nube se aprenderán principios innovadores de apropiación de TIC para emprendedores de pequeñas y medianas empresas.

Espero  que aprendas, descubras y te diviertas!

En este minicurso aprenderas cosas importante para el manejo de las herramientas web 2.0.

Objetivo:

Entender el concepto de la Web 2.0 y determinar las implicaciones que pueden tener en modelos de negocio, su visibilidad y posicionamiento en la Red, generando nuevas dinámicas de emprendimiento a través del uso de herramientas gratuitas en línea.

Contenidos del módulo:

Estrategias para innovar, penetrar y consolidar mercados, generando oportunidades de negocio y emprendimiento usando la Web 2.0

Lectura

Para entrar en contexto realiza las lecturas que aparecen en éste módulo ya que nos dan un panorama general de las oportunidades que nos brinda la Web 2.0 a los emprendedores participantes del curso.

Emprendimiento y oportunidades de negocio con la Web 2.0

Emprendimiento

Durante éste curso comprenderemos el concepto de emprendimiento buscando que se vuelva una práctica común en nuestra vida y que lo difundamos en la población que visita de manera permanente nuestros telecentros. Veremos cómo aprovechar la Web 2.0 para que nuestros nuevos proyectos tengan mayor oportunidad en un mercado tan cambiante y competitivo como el de hoy día.

Cuando hablamos de emprendimiento básicamente nos referimos a aquella acción por la cual se busca el desarrollo de una iniciativa o proyecto a partir de una idea u oportunidad. Un emprendedor es un pionero que pone todo su esfuerzo en transformar el medio en el que vive.

Este concepto no es para nada nuevo, pues si nos remitimos a la historia podemos citar algunos grandes emprendedores como Cristóbal Colón quien empezó un proyecto sin muchos recursos y con convicción logró descubrir América empezando así uno de los fenómenos que aún hoy día tiene vigencia y rige nuestra vidas; la globalización.

El emprendimiento se puede dar de muchas formas: a nivel social cuando nos comprometemos con el bienestar de una comunidad, a nivel personal cuando la decisión está en hacer algo por el bienestar propio, a nivel empresarial cuando decidimos empezar empresa y es acá donde centraremos nuestra atención en el presente módulo.

Si pensamos en aquellos cambios significativos en la historia de la humanidad encontraremos que se generaron a partir de una iniciativa de emprendimiento y que los protagonistas son personajes que tuvieron gran compromiso con su idea o proyecto.

En la época actual podemos identificar tres etapas de globalización y son:

1. De 1.492 hasta 1.820

Caracterizado porque era el estado quien decidía sobre los viajes entre continentes.

España, Inglaterra y Francia eran los países poderosos.

Los gobiernos decidían sobre la globalización.

2. De 1.820 hasta 2.000

Los estados siguieron contribuyendo a la globalización, pero fueron las compañías las protagonistas y quienes popularizaron el concepto.

La tecnología hizo que el mundo se volviera más pequeño.

3. De 2.000 en adelante

La globalización también la alcanzan los individuos ya que pueden acceder a cualquier parte del mundo usando las TIC.

El mundo se encoge radicalmente y las fronteras desaparecen.

Como sabemos, las Tecnologías de la Información y la comunicación (TIC) son una serie de recursos a través de los cuales se alcanza un mayor nivel de globalización, permitiéndole a los individuos interactuar con comunidades de cualquier parte del mundo de manera eficaz y veloz, y a nivel empresarial amplía las oportunidades tanto para las grandes empresas como para aquellas que apenas emergen, considerando que las cargas en esta nueva sociedad de la información se equilibran y el factor diferenciador está en el uso que se le den a los recursos que están disponibles.

Para reconocer el potencial de Colombia y las posibilidades ante los cambios que vivimos actualmente, compartimos el siguiente ranking que presenta la capacidad de los países de América Latina para aprovechar las oportunidades que ofrecen las TIC.

Fuente: Network Readiness Index (World Economic Forum)

Sociedad del conocimiento

El término TIC se menciona con mucha regularidad en todos los ambientes: educativo, en el hogar, a nivel empresarial, etc. y es natural pues con toda revolución tecnológica nos hemos venido moviendo hacia una sociedad dependiente de la información, donde es vital contar con información veraz y oportuna, de allí que los datos procesados por computadores representan para nosotros un factor crítico para cumplir con estos requisitos.

Cuando hablamos de sociedad del conocimiento estamos reconociendo una sociedad capaz de interpretar todo ese volumen de datos que están disponibles para darle un valor agregado y por consiguiente permitirnos ser más competitivos. Hoy día hay quienes sugieren que el conocimiento es más importante que el capital, pues por medio de éste se puede penetrar en cualquier mercado y consolidar grandes capitales .

El reto nuestro como transeúntes de la sociedad del conocimiento está en saber identificar donde conseguir la información correcta e interpretarla rápidamente para nuestro beneficio, porque los cambios son permanentes, los adelantos se dan cada día y quien no se adapte a la misma velocidad sencillamente pierde vigencia.

En este orden de ideas, nuestra sociedad viene buscando hacer frente a los cambios permanentes, de allí que el crecimiento de los servicios de Telecomunicaciones crezca en una alta proporción. El siguiente gráfico le dará una idea del comportamiento que tiene la inversión en servicios tecnológicos y el PIB de Colombia.

Crecimiento del PIB telecomunicaciones y PIB del país

Fuente: DANE (Marzo 2009)

Las empresas en la sociedad del conocimiento

La sociedad de la información es un ecosistema poblado por muchas empresas, claramente cada una tiene una función específica y también coexisten bajo una competencia permanente, todas mantienen vigilantes buscando su beneficio y el fin primordial es la supervivencia.

Como se mencionó antes, la información interpretada es un factor crítico de éxito para toda empresa y la ventaja con la revolución tecnológica y todo el movimiento de la Web 2.0 es que todos podemos estar en igualdad de condiciones y marca la pauta aquella organización que mayor provecho saque a estas oportunidades.

La gestión de la información siempre ha estado presente en ambientes empresariales, sin embargo la manera en que se vive el proceso ha cambiado, la tecnología si lo vemos desde un punto de vista muy simple, nos ha facilitado la vida, por ejemplo, hace algunos años el enviar una carta nos tomaba una serie de pasos, quizá no tan complejos pero sí consumían mucho tiempo, recreando esta tarea evidenciamos los siguientes pasos:

1. Escribir el mensaje.

2. Marcar el sobre y sellarlo.

3. Llevarlo a una empresa de mensajería para el respectivo envío que puede tardar uno o más días.

Actualmente enviar un mensaje es tan sencillo como abrir un explorador de internet para acceder a nuestro correo electrónico, escribir el mensaje, colocar el correo electrónico del destinatario y el envío se hace automático, sin necesidad de esperar días para que el proceso de gestión de la información continúe. Es claro que hasta acá se describen solamente algunos pasos del proceso, pues no basta con producir y transmitir la información, también se debe almacenar y más importante aún transformarla para lo cual las TIC también son una excelente aliada haciéndonos todo más sencillo.

Un estudio realizado por el DANE nos muestra que durante los últimos años las importaciones de computadores aumentaron de manera significativa, lo que nos lleva a pensar que la sociedad en general, incluidas las empresas cada día dan mayor protagonismo a las TIC en su vida y seguramente en las actividades cotidianas.

Aumento en las importaciones de computadores

Fuente: DANE (Marzo 2009)

Lo anterior nos sugiere que efectivamente nos venimos apropiando de algunas herramientas que alivianan algunas labores, pero existe un espectro de recursos que para muchos son desconocidos y pretendemos abordarlos en este curso para que como emprendedores saquen el mayor provecho. Conoceremos algunas herramientas Web 2.0 descubriendo las oportunidades a nivel empresarial sin distinguir el tamaño de la organización, pero resaltando que la diferencia está en el uso que le demos a los recursos.

La Web 2.0

La internet ha cambiado enormemente la manera en que nos comunicamos y compartimos, en un principio la llamada Web 1.0 era una tecnología que nos convertía básicamente en agentes pasivos consumidores que información con páginas estáticas pocas veces actualizadas, pero la Web 2.0 nos pone en otra posición ya que es una red participativa y colaborativa, donde se pretende que todos interactuemos en la construcción de conocimiento de manera conjunta y no aislada.

Una definición hallada en internet del término Web 2.0 que me parece muy acertada la cito a continuación:

“La Web 2.0 es la representación de la evolución de las aplicaciones tradicionales hacia aplicaciones web enfocadas al usuario final. El Web 2.0 es una actitud y no precisamente una tecnología.

La Web 2.0 es la transición que se ha dado de aplicaciones tradicionales hacia aplicaciones que funcionan a través de la Web enfocadas al usuario final. Se trata de aplicaciones que generen colaboración y de servicios que reemplacen las aplicaciones de escritorio.”

http://www.maestrosdelweb.com/editorial/web2

Otra forma de llamarla es “Web Social” ya que todos los/as usuarios/as cumplen a diferencia de la Web 1.0 un rol participativo con posibilidades de crear y compartir contenidos, participando y volviéndose críticos frente a la información que una empresa pública.

Paralelo

Las oportunidades que trae esta tecnología o filosofía como bien se plasma en la definición compartida en párrafos anteriores, son muchas y la pretensión es contar hacia donde vamos, cual es la ruta que se traza hoy con Internet, porque no existe una indicación clara que necesariamente conduzca a alguien a ser un emprendedor exitoso, pero si tenemos un panorama amplio y entendemos la disponibilidad de recursos provistos en la Web 2.0 podremos considerar una estrategia para lograr posicionarnos estratégicamente.

Si bien la Web 2.0 existe, no quiere decir necesariamente que se esté utilizando de manera masiva e impactante a nivel empresarial para el desarrollo de oportunidades de negocio o iniciativas de emprendimiento.

¿Cuáles son nuestros clientes potenciales?

Todos los/as usuarios/as de Internet podrían ser nuestros clientes si recordamos que las distancias se acortan con la tecnología.

Evaluando algunas cifras encontramos los siguientes datos:

En el mundo

• 2.000 millones de usuarios en Internet

• Más de 500 millones de usuarios/as en Facebook

En Colombia

• 22 millones de usuarios/as en Internet

• 11.5 millones de usuarios/as en Facebook, siendo el país número 13 en el mundo

Pero como emprendedores debemos considerar a la Web 2.0 no sólo como un medio para desarrollar una venta, pues su potencial va más allá, permitiéndonos:

• Mercadear: dar a conocer productos y servicios.
• Fidelizar clientes: mantener cautivos a los/as clientes con nuestra empresa.
• Innovación: establecer nuevas líneas a partir de ejercicios de investigación de tendencias de los/as clientes.
• Mejores prácticas: Aprender de la competencia.
• Alianzas: Establecer relación con proveedores y distribuidores.

Otro término que se ha acuñado y es pertinente mencionar en el desarrollo de ésta temática es el de computación en la nube y básicamente hace referencia a la posibilidad que poseen las empresas de trabajar desde Internet gestionando su información en la red, sin depender de datos centralizados en un disco duro de una de nuestras oficinas. En este punto deseo reforzar el término de trabajo colaborativo del que venimos hablando, pues cada vez más personas se encuentran desarrollando y compartiendo programas que trabajan en internet, completamente gratuitos y que permiten desarrollar las mismas funciones de otros programas no licenciados para libre uso, es decir, que debemos pagar para tenerlos legalmente y que hacen posible desarrollar labores empresariales (controlar procesos y proyectos, vender, mercadear, etc.) sobre internet.

Algunos ejemplos de herramientas Web 2.0 que tiene total aplicación en contextos empresariales, son:

· Oficina en línea: son un conjunto de aplicaciones que permiten primordialmente el trabajo en línea con procesador de texto, hojas de cálculo, presentaciones, etc., no se depende de una licencia y un espacio físico fijo para el trabajo: Google desarrolló una suite muy interesante que se trabajará durante el curso (Google Apps).

·Presentaciones innovadoras: Herramienta web para la creación de presentaciones innovadoras que propician el trabajo colaborativo y facilitan la incorporación de estas construcciones en algunos espacios como páginas web, blogs y redes sociales haciéndolos más atractivos. Existe un aplicativo muy atractivo llamado Prezi que nos da esta posibilidad.

· Los blogs: son páginas web fáciles de construir, no requieren usuarios/as muy experimentados/as para la administración, permiten el intercambio de opiniones e interacción con el/la cliente. La filosofía bajo la cual se crearon los blog es la de generar opinión frente a un tema y se basa en entradas sobre las cuales se desprenden discusiones muy interesantes. Dentro de las herramientas más populares encontramos Blogger.

· Las Wikis: son herramientas para trabajo colaborativo, permiten, a partir de una idea principal o pautas preestablecidas, que varias personas construyan un solo documento o desarrollen una idea. Wikipedia quizá es de las wikis más populares.

·Redes Sociales: son un recurso altamente popularizado donde las personas intercambian información de sus actividades cotidianas, allí se expresan sentimientos, deseos, intereses, etc., son una excelente alternativa para promoción por internet. Hoy día Facebook lidera la pauta publicitaria sobre internet según artículo de El Tiempo.

http://www.eltiempo.com/economia/empresas/ARTICULO-WEB-NEW_NOTA_INTERIOR-8326420.html

· Administrador de Proyectos: Son aplicativos que permiten hacer seguimiento y control a proyectos donde participan múltiples personas. Para quienes quieran descubrir un poco más de este tipo de programas existe Zoho Projects.

· Herramientas de comunicación: Programas que permiten entablar comunicación de varias formas como chat, audio y video de manera sencilla entre dos o más participantes, sin importar la ubicación geográfica y sin ningún costo. Quizá estas sean de las herramientas más utilizadas por todos/as y en esta categoría encontramos Skype, Messenger, entre otras. Todas las herramientas mencionadas en este apartado trabajan con las filosofía que estamos describiendo, es decir, que permiten realizar trabajo colaborativo y que cualquier empresario pueda asumir un rol activo.

En las otras unidades del curso seguiremos abordando el tema y enseñaremos cómo utilizar algunas de estas herramientas de la Web 2.0 en el contexto de un ambiente empresarial.

Los/as invito a revisar información adicional sobre el tema tratado que presento a continuación, espero les guste.

Lecturas recomendadas

Web 2.0 y Empresa.pdf

Video recomendado

http://www.ricardoroman.cl/tag/video

TAREA:

para la presente semana deberán pensar en una empresa, empezando por la definición de su misión, visión, objetivos, portafolio.

Teniendo en cuenta las herramientas web 2.0 descritas en esta unidad deberán describir cuáles resultan útiles y por qué, para dar cumplimiento a su misión y lograr el éxito de su empresa. Para esto podrán consultar un poco más sobre las herramientas mencionadas. El producto de este primer taller deberán enviarlo Por correo electronico en un archivo de texto .doc (Entre 2 y 4 hojas).

DESAFIO AMBIENTAL VS RESPONSABILIDAD

Desde el punto de vista ambiental nos encontramos en un escenario donde el gran avance tecnológico, científico, industrial, el surgimiento de una sociedad globalizada, donde el medio natural se va modificando aceleradamente. Lo que ha dado comienzo a una toma de conciencia del desafío ambiental que es preciso considerar para que las actividades productivas satisfagan las necesidades presentes sin comprometer las generaciones futuras asumiendo un mayor compromiso y responsabilidad de toda la sociedad. Es así que ante las graves catástrofes ecológicas de los últimos tiempos y las repercusiones económicas de las mismas, el hombre moderno comienza a entender que la protección al medio ambiente no es obstáculo para el desarrollo sino por el contrario. Los deterioros ambientales afectan las oportunidades de trabajo y/o calidad de vida, tanto en zonas rurales como urbanas. El agotamiento de los recursos no renovables y el deterioro de los recursos renovables significan limitaciones a las posibilidades de desarrollo futuro, o por lo menos incrementos del esfuerzo de acumulación para asegurar un desarrollo sostenido a largo plazo. Ese es el desafío ambiental en el que todos estamos involucrados.

El medio ambiente se presenta como una realidad compleja e interactuante compuesta por distintos elementos bióticos (animales vegetales) y abióticos (aire, agua, suelo). Podríamos mencionar como elementos constitutivos del medio natural: el agua subterránea y superficial, la superficie terrestre, con sus características morfológicas y aptitudes para albergar toda forma de vida, la atmósfera con sus elementos constitutivos del aire y otro gases y partículas en suspensión, y los demás fenómenos inherentes: la luz solar, los vientos, temperaturas y los elementos vivientes vegetales y animales, en todas las formas y escalas sin olvidarnos que forma parte de todo este entorno la intervención del hombre.

Los medios para atacar las causas antes que efectivamente se produzca la degradación ambiental son: a) la educación, b) la participación de la sociedad y c) las leyes. Pero sobre todas las cosas debe existir un sistema de normas sociales que ordenen la conducta humana en relación al ambiente o sea un Derecho Ambiental, que represente un orden social deseable y esto sería “La protección del Medio Ambiente.

Muchas gracias a todas las personas que observan mi trabajo, mi dedicaciòn y la forma como quise mostrarles a mis estudiantes la tecnologia de otra perspectiva, algo dinamico, agradable y siempre pensando en las necesidades que los jovenes tenian y debian conocer para desarrollarse y hacer de esta experiencia algo divertido,  Soy una Mujer super Emprendedora, tengo un espiritu de Emprendimiento que no me cabe en el pecho, pero ademas de eso tambien me gusta enseñar y lo hago con pasiòn, desafortunadamente la vida me ha mostrado otros caminos, pues en el colegio donde enseñaba me trasladaron para un lugar remoto de mi vivienda y  de mi familia, lo cual no acepte  y me dedique a mis negocios de Òptica.  Espero algùn dìa volver a estar en el salon de clases sembrando en aquellos jovenes, niños y adolecentes la palabra de fè, el entusiasmo por aprender nuevas cosas y sobre todo sembrando la palabra de Amor a Dios que ha sido una de las cosas mas significativas en mi paso como docente en las Instituciones en las cuales estuve.

Compañero te digo algo, Que todo lo que salga de tus manos, de tu boca, de tu cerebro sea para bendiciòn de otros y yo se que la bendiciòn llega triplicada, el señor es el que da y quita y el tiene un proposito con cada uno de nosotros para expresarlo de la mejor forma, creo que estoy en la busqueda de ese  proposito, el cada dia quiere enseñarnos cosas nuevas, espero estar aportandoles muchos conocimientos a travez de este  blog y que se multiplique en varios salones de clase,  a continuaciòn comparto un video muy especial, espero les guste mucho y sintetice todo lo que hoy les expreso en este post.

]]> http://solvasquez.wordpress.com/2011/06/07/muchas-veces-no-se-puede-hacer-lo-que-se-quiere/feed/ 1 solvasquez mariposa http://solvasquez.wordpress.com/2011/02/14/obligacion-o-necesidad-de-la-contabilidad/ http://solvasquez.wordpress.com/2011/02/14/obligacion-o-necesidad-de-la-contabilidad/#comments Mon, 14 Feb 2011 23:10:45 +0000 solvasquez http://solvasquez.wordpress.com/?p=2442 ]]> Desde hace muchos siglos, el hombre ha cultivado y producido bienes y servicios para su propio consumo y el de los demás.  Antes de que apareciera la obligación legal de llevar la contabilidad y pagar impuestos,  surgió la necesidad de cuantificar la existencia de los bienes  con el fin de tomar decisiones sobre e l propio consumo.

Tanto la tienda de la esquina como la empresa multinacional necesitan conocer los resultados de sus operaciones al final de un periodo (mes, semestre, año) y comparar  el patrimonio que tenían al comienzo del mismo  con el que tienen al final, para controlar su consumo.

Cuando el procedimiento contable muestra, pero el patrimonio que hay  al terminar el periodo revisado es inferior al que se tenía al comienzo del mismo, se debe de verificar si hay errores en la contabilidad por ingresos o gastos mal  relacionados, o si ello se debe a la falta de disciplina en el manejo de los gastos personales (como se dice popularmente, “se están comiendo la utilidad”).

Mi experiencia en varias compañías  me ha llevado a la conclusión de que una empresa sin contabilidad,  o en la que no se use la contabilidad como herramienta para medir costos e ingresos y para revisar la forma en que se está utilizando el dinero, es como un velero sin timón en medio del mar: Puede irse en cualquier dirección. En este punto vale la pena traer a colación tres casos ilustrativos.

Los dos primeros hacen referencia a clientes que descuidaron el aspecto contable en sus operaciones económicas, y el tercero a uno que si lo tuvo en cuenta.

A la primera persona se le presento la oportunidad para hacer un negocio,  pero debía tomar la decisión  en forma inmediata. Si compraba una mercancía, la podía  vender al día siguiente con un margen de utilidad relativamente alto, pero debía girar un cheque para realizar la compra.   El saldo de su cuenta, y como no tenía dinero disponible se animo a hacer el negocio. Compro la mercancía  y la vendió rápidamente,  pero ¡oh sorpresa!… al dia siguiente lo llamaron de una entidad financiera  a la que había girado un cheque que posfechado para cubrir una obligación; el banco pago el cheque de la compra, pero devolviera de la entidad financiera por falta de fondos.  En consecuencia,  la entidad le cobro el 20% de sanción que autoriza el código de comercio para estos casos, y le facturo intereses de mora.

Al final, la utilidad del gran negocio resulto menor que el costo del incumplimiento en el pago del cheque posfechado.

El segundo de mis personajes tenía un negocio muy bueno.  Le llevaban mercancía los días jueves la cual pagaba a sus proveedores con plazos de 30, 60 y 90 días y entre el viernes y el domingo vendía el 80% de la misma. Tenía una buena rotación de inventario. En una oportunidad le ofrecieron unas fincas, que eran el negocio de su vida. Giro los chequees correspondientes y se quedo sin dinero para cubrir los que había girado  a las personas que le debía la mercancía  para su empresa. Esto le acarreo serias dificultades económicas y crediticias, pues los proveedores no le volvieron a despachar mercancía, o le despachaban de menor calidad,  causándole la perdida de la clientela  que había logrado con tanto esfuerzo  de tantos años de trabajo y de servicio. Como consecuencia,  la rotación de inventario bajo drásticamente, y con ella el margen de utilidad, hasta llegar la empresa a la quiebra. El protagonista de este caso  termino sin fincas, sin empresa y sin quien le diera crédito.

Veamos  un poco en detalle como llego a esta situación:

A la compra de las cuatro fincas, sumémosles los gastos de sostenimiento  de las mismas, más los de los cinco vehículos que habían adquirido en la misma forma que ellas, más los gastos personales. Para sufragarlos, el personaje tenía que  tomar dinero de las ventas de la empresa

Tantos asuntos nuevos que atender  lo llevaron a descuidar la empresa que tantas satisfacciones le había otorgado, llevándola  una crisis de liquidez, o sea,  con los bienes representados en activos fijos pero sin efectivo para pagar a proveedores y otras obligaciones. Para resolver esta situación, la única alternativa era vender algunas  propiedades e hipotecar  otras; al momento de vender, sin embargo,  por la premura en que se encontraba, se vio obligado  en recibir una parte en dinero y otra parte en vehículos de servicio particular y propiedades  de finca raíz, que también debió  vender a menor precio del que había pagado.

En cuanto a las hipotecas, pagaba altos intereses que también  eran solventados por la empresa,  la cual, para cubrirlos, debía aplazar los pagos a proveedores y otras obligaciones adquiridas. Al gastar todo este dinero en cosas que ninguna rentabilidad producía, la situación se fue tornando cada día peor hasta que llego el momento que no pudo pagar  más los intereses, viéndose forzado a entregar  los pocos bienes  que le quedaban a precios muy inferiores a los comerciales.

Debemos hacer claridad en que el error no lo cometió al comprar las fincas, ya que una finca por lo general se adquiere con el fin de producir frutos agrícolas o ganaderos que retornen la inversión  en un tiempo determinado, además de representar una actividad agradable para quien se puede dedicar a ella.  En mi camino he  conocido muchos empresarios que han encontrado en el trabajo del campo una saludable salida al estrés que les produce la agitada vida cotidiana.

Pero también me he topado con otros que no supieron encausar  esta alternativa y terminaron cometiendo errores como construir una mansión  en el campo con comodidades suntuosas, teniendo para ello  que sacrificar  la empresa que les permitía vivir dignamente y, en muchas ocasiones, los bienes adquiridos con largos años de trabajo. En el caso de nuestro amigo, sus  fincas no le producían los ingresos necesarios para cubrir los gastos.

Si hubiera tenido en cuenta la contabilidad, ¿habría fracasado de esta forma tan absurda? Seguro que no,

Los dos casos que acabo de relatar son claros ejemplos  de la perdida de patrimonios considerables como consecuencia de la indisciplina y el inapropiado  manejo financiero. Ahora presentare un ejemplo con sentido contrario:

Puede que alguna vez introduzcas información en una celda y a continuación decidas borrarla.

Para ello debes seleccionar la celda o rango de celdas a borrar y a continuación…

• Ir a la pestaña Inicio.

Escoger la opción Borrar, entonces aparecerá otro submenú.

Seleccionar una de las opciones disponibles entre:

Borrar Todo: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, los comentarios ligados a esas celdas y cualquier formato excepto la anchura de la columna y la altura de la fila.

Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 €, borramos la celda con la opción Todo. Si ahora introducimos el valor 23000 aparecerá tal como lo acabamos de escribir sin formato.

Borrar Formatos: Borra el formato de las celdas seleccionadas que pasan a asumir el formato Estándar, pero no borra su contenido y sus comentarios. Cuando hablamos de formato nos referimos a todas las opciones disponibles en el cuadro de diálogo Formato Celdas estudiadas en el tema correspondiente.

Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 €, borramos la celda con la opción Formato. Ahora en la celda aparecerá 12000 ya que únicamente hemos borrado el formato o aspecto de ésta, no el contenido.

Borrar Contenido: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, tengan o no fórmulas, pero mantiene sus comentarios y su formato.

Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 €, borramos la celda con la opción Contenido. Si ahora introducimos el valor 23000 aparecerá con el formato anterior, es decir 23.000 €.

Borrar Comentarios: Suprime cualquier comentario ligado al rango de las celdas seleccionadas, pero conserva sus contenidos y formatos. El estudio de los comentarios no es objeto de este curso.

• Otra forma de eliminar el contenido de una celda:

Seleccionar la celda a borrar.

Pulsar la tecla SUPR

Con esta opción únicamente se borrará el contenido de la celda.

Ejercicios Tema 5: MANIPULANDO CELDAS

1. No se pueden seleccionar celdas no contiguas. a) Verdadero.  b) Falso.

2. Se utiliza la tecla MAYUS para ampliar o reducir el rango seleccionado. a) Verdadero.  b) Falso.

3. Al hacer clic sobre el identificativo de una columna, se seleccionan todas las celdas que contienen datos en esa columna. a) Verdadero.  b) Falso.

4. Al situarnos sobre la esquina inferior derecha de un rango seleccionado, el puntero del ratón se convierte en una cruz negra y nos permite copiar el rango en cualquier posición. a) Verdadero.  b) Falso.

5. No se puede seleccionar varias celdas utilizando el teclado. a) Verdadero.  b) Falso.

6. No se puede seleccionar la columna A y la fila 1 al mismo tiempo. a) Verdadero.  b) Falso.

7. ¿Cuál es el máximo de objetos que se pueden copiar en el portapapeles? a) 5.  b) 25. c) El número no está determinado, depende del tamaño de cada objeto.

8. Podemos copiar al portapapeles un rango de celdas dentro de la misma hoja con la tecla… a) Ctrl.  b) Mayus (shift). c) Alt. d) Ctrl+C.

9. Existe un botón que nos permite seleccionar la hoja entera. a) Verdadero.  b) Falso.

10. Al seleccionar un rango de celdas, todas las celdas seleccionadas aparecen marcadas de otro color. a) Verdadero.  b) Falso.

11. A la hora de seleccionar un rango, las teclas CTRL y MAYUS tienen el mismo papel. a) Verdadero.  b) Falso.

12. Si manteniendo pulsada la tecla CTRL, hacemos clic sobre la celda A4… a) Se selecciona sólo la celda A4.  b) Se añade a una selección anterior la celda A4. c) Cualquiera de las dos primeras opciones. d) Ninguna de las opciones anteriores.

13. Al hacer clic sobre la celda D4: a) Se añade a una selección anterior la celda D4.  b) Se amplia la selección hasta la celda D4. c) Ninguna de las respuestas anteriores.

14. Cuál de los siguientes botones permite elegir el tipo de pegado a realizar. a) Copiar  b) Pegado especial c) Pegar

15. Para mostrar el portapapeles en el caso de que no aparezca… a) … ir a la pestaña Inicio y hacer clic en el botón Portapapeles.  b) … ir a la pestaña Inicio y hacer clic en la flecha junto a la sección Portapapeles. c) … ir a la pestaña Vista y hacer clic en el botón Portapapeles.

16. Se puede mover una celda a otra hoja utilizando el ratón. a) Verdadero.  b) Falso.

17. La operación Pegar… a) …deja donde estamos situados la información que se encuentra en el Portapapeles.  b) …mueve la información seleccionada al Portapapeles. c) Ninguna de las opciones anteriores.

18. ¿La diferencia entre la opción Cortar desde la pestaña de Inicio y la combinación de teclado CTRL + C es? a) Con el botón de la pestaña no necesitamos Pegar.  b) No existe diferencias, son iguales. c) Si utilizamos el botón para cortar, tendremos que pegar con el botón Pegar de la pestaña Inicio.

19. Se pueden mover varias celdas a la vez… a) … unicamente utilizando el portapapeles  b) … utilizando el portapapeles o el ratón. c) No se pueden mover varias celdas a la vez.

20. Con la ayuda de qué tecla podemos mover un rango de Celdas a otra hoja de cálculo. a) Ctrl.  b) Mayus (Shift). c) Alt. d) Ninguna de las anteriores.

Si no tienes abierto Excel2007, ábrelo para realizar los ejercicios planteados a continuación.

1 Abrir el libro de trabajo Venta frutas de la carpeta Mis documentos del disco duro.

2 Copiar el rango C5:H5 en el rango C6:H12 sin utilizar el portapapeles.

Observa como en el resultado se ha copiado también el formato de las celdas y por lo tanto se ha borrado el formato anterior y no queremos que esto pase.

3 Deshacer la operación anterior.

4 Copiarlo otra vez, de forma que no se copie el formato.

5 Copiar el rango J5:L5 en J6:L12, utilizando también el pegado especial.

Observa lo que pasa en la columna del IVA. Como la fórmula utiliza la celda B14 que contiene el IVA, al copiar la fórmula en las celdas inferiores la fórmula variará y cogerá en cada caso las celdas B15, B16, B17…

¿Qué es lo que tendríamos que hacer?

6 Volver a copiar de tal forma que la fórmula siga utilizando B14 en todas las filas.

7 Guardar los cambios realizados y cerrar el libro.

1 Abrir el libro de trabajo Precipitaciones de la carpeta Mis documentos del disco duro.

2 Seleccionar la celda A2.

3 Seleccionar el rango de celdas G4:H5.

4 Seleccionar la columna C.

5 Seleccionar la fila 4.

6 Seleccionar desde la fila 5 hasta la 16.

7 Seleccionar conjuntamente la celda A5 y la celda A9.

8 Seleccionar la hoja entera.

9 Seleccionar la fila 4 y la columna A al mismo tiempo.

10 Seleccionar desde la celda A1 hasta la F16 utilizando la tecla MAYUS.

• Vamos a practicar cómo copiar fórmulas.

11 Terminar el modelo copiando fórmulas.

12 Guardar los cambios realizados y cerrarlo.

Copiar celdas utilizando el ratón

Para duplicar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja, sin utilizar el portapapeles, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar las celdas a copiar.

Situarse sobre un borde de la selección y pulsar la tecla CTRL.

Observa como el puntero del ratón se transforma en .

Manteniendo pulsada CTRL, pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta donde se quiere copiar el rango.

Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango en caso de soltar el botón del ratón.

Soltar el botón del ratón cuando estés donde quieres copiar el rango.

Soltar la tecla CTRL.

Vamos a explicarte un método muy rápido para copiar en celdas adyacentes. Dicho método utiliza el autorrelleno, a continuación te explicamos cómo utilizarlo y qué pasa cuando las celdas que copiamos contienen fórmulas.

Para copiar un rango de celdas a otra posición siempre que ésta última sea adyacente a la selección a copiar, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar las celdas a copiar.

Situarse sobre la esquina inferior derecha de la selección que contiene un cuadrado negro, es el controlador de relleno.

Al situarse sobre el controlador de relleno, el puntero del ratón se convertirá en una cruz negra.

Pulsar entonces el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta donde quieres copiar el rango.

Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango.

Soltar el botón del ratón cuando estés donde quieres copiar el rango.

Después de soltar el botón del ratón aparecerá en la esquina inferior derecha de las celdas copiadas el icono de Opciones de autorrelleno .

Desplegando el botón podemos ver el Cuadro y elegir el tipo de copiado:

Nota: Si no aparece el controlador de relleno debemos activarlo entrando por el menú Herramientas, Opciones…, en la ficha Modificar activar la casilla Permitir arrastrar y colocar.

Cuando copiamos celdas con fórmulas que contienen referencias a otras celdas, como por ejemplo =A2+3, la fórmula variará, dependiendo de donde vayamos a copiar la fórmula, esto es porque las referencias contenidas en la fórmula son lo que denominamos REFERENCIAS RELATIVAS son relativas a la celda que las contiene.

Así si en la celda B3 tenemos la fórmula =A2+3 y copiamos la celda B3 a la celda B4 , esta última contendrá la fórmula =A3+3. A veces puede resultar incómodo la actualización anterior a la hora de trabajar y por ello Excel 2007 dispone de otros tipos de referencias como son las ABSOLUTAS y las MIXTAS.

Para indicar una referencia absoluta en una fórmula tendremos que poner el signo $ delante del nombre de la fila y de la columna de la celda, por ejemplo =$A$2, y así aunque copiemos la celda a otra, nunca variará la referencia.

Para indicar una referencia mixta, pondremos el signo $ delante del nombre de la fila o de la columna, dependiendo de lo que queremos fijar, por ejemplo =$A2 o =A$2.

Si no recuerdas muy bien el concepto de referencias te aconsejamos repases el básico correspondiente del Tema 4.

Si en las celdas a copiar no hay fórmulas sino valores constantes como fechas o series de números, Excel 2007 rellenará las nuevas celdas continuando la serie.

En algunas ocasiones nos puede interesar copiar el valor de una celda sin llevarnos la fórmula, o copiar la fórmula pero no el formato o aspecto de la celda, es decir, elegir los elementos del rango a copiar. Esta posibilidad nos la proporciona el Pegado especial.

Para utilizar esta posibilidad:

Seleccionar las celdas a copiar.

• Hacer clic en el botón Copiar de la pestaña Inicio.

• O bien, utilizar la combinación de teclado CTRL + C.

Observa como aparece una línea de marca alrededor de las celdas copiadas indicándonos la información situada en el portapapeles.

Seleccionar las celdas donde quieres copiarlas.

Haz clic en la flecha del botón Pegar que se encuentra en la pestaña Inicio y selecciona Pegado especial.

Aparecerá el cuadro de diálogo Pegado especial en el que tendrás que activar las opciones que se adapten al pegado que quieras realizar:

Todo: Para copiar tanto la fórmula como el formato de la celda.

Fórmulas: Para copiar únicamente la fórmula de la celda pero no el formato de ésta.

Valores: Para copiar el resultado de una celda pero no la fórmula, como tampoco el formato.

Formatos: Para copiar únicamente el formato de la celda pero no el contenido.

Comentarios: Para copiar comentarios asignados a las celdas (no estudiado en este curso).

Validación: Para pegar las reglas de validación de las celdas copiadas (no estudiado en este curso).

Todo excepto bordes: Para copiar las fórmulas así como todos los formatos excepto bordes.

Ancho de las columnas: Para copiar la anchura de la columna.

Formato de números y fórmulas: Para copiar únicamente las fórmulas y todas los opciones de formato de números de las celdas seleccionadas.

Formato de números y valores: Para copiar únicamente los valores y todas los opciones de formato de números de las celdas seleccionadas.

Como hemos visto, al hacer clic sobre la flecha del botón aparece una lista desplegable en la que, a parte de la opción Pegado especial, aparecen las opciones más importantes de las vistas anteriormente.

Sólo tendremos que elegir el tipo de pegado.

La operación de mover desplaza una celda o rango de celdas a otra posición. Cuando utilizamos el portapapeles entran en juego dos operaciones Cortar y Pegar. La operación de Cortar desplazará las celdas seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia la información del portapapeles a donde nos encontramos situados.

• Para mover unas celdas a otra posición, sigue los siguientes pasos:

Seleccionar las celdas a mover.

Seleccionar la pestaña Inicio y hacer clic en el botón Cortar.

• O bien, utiliza la combinación de teclado CTRL + X.

Observa como aparece una línea de marca alrededor de las celdas cortadas indicándonos la información situada en el portapapeles.

A continuación seleccionar las celdas donde quieres que se sitúen las celdas cortadas (no hace falta seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar, ya que si se selecciona una única celda, Excel extiende el área de pegado para ajustarlo al tamaño y la forma del área cortada. La celda seleccionada será la esquina superior izquierda del área pegada).

• Seleccionar la pestaña Inicio y haz clic en el botón Pegar.

• O bien, utiliza la combinación de teclado CTRL + V.

Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacías, se borrará el contenido de éstas últimas, no podemos utilizar el pegado especial visto en el tema anterior.

Tampoco se modifican las referencias relativas que se encuentran en la fórmula asociada a la celda que movemos.

• Para desplazar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja, sin utilizar el portapapeles, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar las celdas a mover.

Situarse sobre un borde de la selección.

El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y una cruz de 4 puntas, tal como esto: .

Pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta donde quieres mover el rango.

Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango en caso de soltar el botón del ratón.

Suelta el botón del ratón cuando hayas llegado a donde quieres dejar las celdas.

• Si queremos mover algún rango de celdas a otra hoja seguiremos los siguientes pasos:

Seleccionar las celdas a mover.

Situarse sobre un borde de la selección.

El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y una cruz de 4 puntas, tal como esto: .

Pulsar el botón del ratón y sin soltarlo pulsar la tecla ALT, después pasar el puntero del ratón sobre la pestaña de la hoja a la cual quieras mover el rango de celdas que hayas seleccionado, verás que esta hoja pasa a ser la hoja activa.

Una vez situado en la hoja deseada soltar la tecla ALT.

Después, soltar el puntero del ratón una vez situado en el lugar donde quieres dejar las celdas.

Ejercicio paso a paso. Copiar Celdas

Practicar las distintas formas de copiar o duplicar celdas dentro de un libro de trabajo en Excel.

1 Si no tienes abierto Excel2007, ábrelo para realizar el ejercicio.

2 Empieza un nuevo libro de trabajo.

3 Introduce en la celda A1 el valor 34.

4 Introduce en la celda A2 la fórmula =A1*2.

• Ahora vamos a cambiar de posición la celda A2, para colocarla en la celda C2. Para ello vamos a utilizar el portapapeles.

5 Selecciona la celda A2.

6 Ve a la pestaña Inicio.

7 Haz clic en el botón Cortar.

• Ahora el contenido de la celda A2 se encuentra en el portapapeles.

8 Sitúate en la celda C2, que es donde queremos mover la celda anterior.

9 Ve a la pestaña Inicio.

10 Haz clic en el botón Pegar.

El contenido de la celda que se encuentra en el portapapeles se colocará automáticamente donde nos encontramos.

• Observa como el contenido de la celda no ha variado, sigue siendo =A1*2.

Podemos realizar la misma operación pero utilizando los botones de la Banda de opciones en vez del menú.

• Para utilizar este método vamos a mover la celda A1 a D1.

11 Selecciona la celda a mover, es decir, A1.

12 Haz clic sobre el botón Cortar de la pestaña Inicio.

13 Sitúate donde queremos dejar la celda, D1.

14 Haz clic sobre el botón Pegar de la pestaña Inicio o pulsa CTRL+V.

Observa como ahora el resultado de la celda C2 no ha variado, y si nos situamos en ella y miramos la barra de fórmulas el contenido sí habrá cambiado por =D1*2 .

• Ahora vamos a mover celdas pero sin utilizar el portapapeles. Empezaremos por cambiar el contenido de la celda C2 a A2.

15 Selecciona la celda a mover, es decir, C2.

16 Sitúa el puntero del ratón sobre cualquiera de los bordes de la selección.

El puntero del ratón se convertirá en una flecha que apunta hacia la izquierda .

17 Empieza un nuevo libro de trabajo.

18 Introduce en la celda A1 el valor 34.

19 Introduce en la celda B1 el valor 20.

20 Introduce en la celda A2 la fórmula =A1*2.

• Ahora vamos a copiar la celda A2 en B2. Para ello vamos a utilizar el portapapeles.

21 Selecciona la celda A2.

22 Ve a la pestaña inicio.

23 Haz clic en el botón Copiar.

• Ahora el contenido de la celda A2 se encuentra en el portapapeles.

24 Sitúate en la celda B2, que es donde queremos copiar la celda anterior.

25Ve a la pestaña Inicio.

26 Haz clic en el botón Pegar.

El contenido de la celda que se encuentra en el portapapeles se colocará automáticamente donde nos encontramos.

• Observa como el contenido de la celda copiada en B2, será =B1*2 .

Como hemos copiado la celda una columna hacia la derecha la referencia a la columna dentro de la fórmula cambiará una posición, en vez de A pondrá B, y como la copiamos en la misma fila la referencia a ésta no varía. Por lo tanto =B1*2. Lo único que puede cambiar de la fórmula son las referencias a celdas.

• Podemos realizar la misma operación pero utilizando los botones de la Banda de opciones en vez del menú. Para utilizar este método vamos a copiar la celda A2 en D3, es decir 3 columnas hacia la derecha y dos filas hacia abajo.

27 Selecciona la celda a copiar, es decir, A2.

28 Haz clic en el botón Copiar de la pestaña Inicio o pulsa las tecla CTRL+C.

29 Sitúate donde quieres copiar la celda, D3.

30 Haz clic en el botón Pegar de la pestaña Inicio o pulsa las teclas CTRL+V.

Observa ahora el resultado de la celda D3 situándonos en ella y mirando en la barra de fórmulas el contenido, como hemos copiado la fórmula 3 columnas hacia la derecha en la fórmula el valor de la columna se incrementará en 3 y en vez de A pondrá D, y el valor de la fila se incrementará en 1 por copiar la fórmula 1 fila hacia abajo, por lo tanto la fórmula resultante en la celda D3 será =D2*2.

• Ahora vamos a copiar celdas pero sin utilizar el portapapeles. Empezaremos por copiar el contenido de la celda A1 en E6.

31 Selecciona la celda a copiar, es decir, A1.

32 Sitúa el puntero del ratón sobre cualquiera de los bordes de la selección.

33 Pulsa la tecla CTRL del teclado.

EL puntero del ratón se convertirá en .

34 Manteniendo pulsada la tecla CTRL, pulsa el botón del ratón y manteniéndolo pulsado arrastra hasta la celda donde queremos copiarla, E6, donde ya podremos soltar el botón del ratón y a continuación la tecla CTRL.

35 Observa la fórmula de la celda E6.

• Ahora vamos a probar el copiado en celdas adyacentes, copiaremos la fórmula de A2 en la celdas B2, C2, D2 y E2.

36 Selecciona la celda a copiar, es decir, A2.

37 Sitúa el puntero del ratón sobre la esquina inferior derecha donde hay un cuadrito negro (el controlador de relleno). El puntero del ratón se convertirá en una cruz negra.

38 Pulsa el botón del ratón y manteniéndolo pulsado arrastra hasta la derecha de forma que queden remarcadas todas la celdas donde queremos copiar la fórmula es decir, hasta E2.

• Si intentas arrastrar hacia abajo verás como no nos deja ya que permite únicamente en la isma columna o en la misma fila.

39 Suelta el botón del ratón cuando quedan remarcadas todas las celdas donde queremos copiar la fórmula.

40 Observa las fórmulas de todas las celdas donde hemos copiado la fórmula.