Formulas y funciones

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Fórmulas y Funciones

Esta  unidad es una de las más importantes , pues en su comprensión y manejo está la base de Excel. Qué es una hoja de cálculo sino una base de datos que utilizamos con una serie de fórmulas para evitar tener que recalcular por cada cambio que hacemos. Por eso esta unidad es fundamental para el desarrollo del curso y la buena utilización de Excel.

Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel 2007 para agilizar la creación de hojas de cálculo, estudiando la sintaxis de éstas así como el uso del asistente para funciones, herramienta muy útil cuando no conocemos muy bien las funciones existentes o la sintaxis de éstas.

Introducir Fórmulas y Funciones

Una función es una fórmula predefinida por Excel 2007 (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene.

La sintaxis de cualquier función es:

nombre_función(argumento1;argumento2;…;argumentoN)

Siguen las siguientes reglas:

- Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.

- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.

- Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.

- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.

Ejemplo: =SUMA(A1:C8)

Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador “:” nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a:

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8

En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.

Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula.

Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)

Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.

Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =.

Insertar función con el asistente

Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel 2007 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, así nos resultará más fácil trabajar con ellas.

Si queremos introducir una función en una celda:

Situarse en la celda donde queremos introducir la función.

Hacer clic en la pestaña Fórmulas.

Elegir la opción Insertar función.

Insertar función

O bien, hacer clic sobre el botón boton formulas de la barra de fórmulas.

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función:

insertar funcion

Excel 2007 nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una breve descripción de la función necesitada en el recuadro Buscar una función: y a continuación hacer clic sobre el botón boton ir, de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrará en el cuadro de lista Seleccionar una función: las funciones que tienen que ver con la descripción escrita.

Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categoría del cuadro combinado O seleccionar una categoría:, esto hará que en el cuadro de lista sólo aparezcan las funciones de la categoría elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categoría podemos elegir Todas.

En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función que deseamos haciendo clic sobre ésta.

Observa como conforme seleccionamos una función, en la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripción de ésta. También disponemos de un enlace Ayuda sobre esta función para obtener una descripción más completa de dicha función.

A final, hacer clic sobre el botón Aceptar.

Justo por debajo de la barra de fórmulas aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función, donde nos pide introducir los argumentos de la función: Este cuadro variará según la función que hayamos elegido, en nuestro caso se eligió la función SUMA ().

argumentos de funcion

En el recuadro Número1 hay que indicar el primer argumento que generalmente será una celda o rango de celdas tipo A1:B4 . Para ello, hacer clic sobre le botón para que el cuadro se haga más pequeño y podamos ver toda la hoja de cálculo, a continuación seleccionar el rango de celdas o la celda deseadas como primer argumento (para seleccionar un rango de celdas haz clic con el botón izquierdo del ratón sobre la primera celda del rango y sin soltar el botón arrástralo hasta la última celda del rango) y pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro de diálogo.

En el recuadro Número2 habrá que indicar cuál será el segundo argumento. Sólo en caso de que existiera.

Si introducimos segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el tercero, y así sucesivamente.

Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botón Aceptar.

Si por algún motivo insertáramos una fila en medio del rango de una función, Excel expande automáticamente el rango incluyendo así el valor de la celda en el rango. Por ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la función =SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en la posición 3 la fórmula se expandirá automáticamente cambiando a =SUMA(A1:A5).

En la pestaña Inicio o en la de Fórmulas encontrarás el botón Autosuma boton autosuma que nos permite realizar la función SUMA de forma más rápida.

Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la flecha de la derecha del botón.

autosuma desplegado

Al hacer clic sobre ésta aparecerá la lista desplegable de la derecha:

Y podremos utilizar otra función que no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula la media aritmética), Cuenta (cuenta valores), Máx (obtiene el valor máximo) o Mín (obtiene el valor mínimo). Ademas de poder accesar al diálogo de funciones a través de Más Funciones…

Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones

Excel permite que en una función tengamos como argumentos expresiones, por ejemplo la suma de dos celdas (A1+A3). El orden de ejecución de la función será primero resolver las expresiones y después ejecutar la función sobre el resultado de las expresiones.

Por ejemplo, si tenemos la siguiente función =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde:

A1 vale 1

A2 vale 5

A3 vale 2

A4 vale 3

Excel resolverá primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que obtendremos los valores 3 y 2 respectivamente, después realizará la suma obteniendo así 5 como resultado.

Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones

Excel también permite que una función se convierta en argumento de otra función, de esta forma podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple celda. Por ejemplo =MAX(SUMA(A1:A4);B3) , esta fórmula consta de la combinación de dos funciones, la suma y el valor máximo. Excel realizará primero la suma SUMA(A1:A4) y después calculará el valor máximo entre el resultado de la suma y la celda B3.

EJERCICIOS

Precio con iva en productos de supermercado

1 Crear un libro para saber cuál es el precio de un artículo aplicándole el 16% de IVA.

Utilizar 15 productos de un supermercado sacandole el 16  porciento de iva y presentar el valor final.

El precio sin IVA  es un valor que se tendrá que introducir, así como el porcentaje de descuento,  pero el precio con IVA  y descuento se calculará con una fórmula.

2 Guardar el libro en la carpeta Mis documentos del disco duro, con el nombre de Precio IVA.

3 Modificar el precio sin IVA por 3000, y observar el resultado (para comprobar el resultado tendréis que introducir el valor 3000 y después pulsar INTRO o cualquier otro método visto, sino no se habrá modificado realmente la celda y no se podrá comprobar el efecto del cambio en las celdas que contienen fórmulas).

4 Cerrar el libro de trabajo sin guardar los cambios realizados.

5 Abrir el libro anterior, y comprobar como las últimas modificaciones (cambio del precio por 3000 en vez de 1000) no se han guardado.

6 Cerrar el libro.

Ejercicio 2: Factura muebles.

1 Empezar un nuevo libro de trabajo.

2 Crear una factura sencilla para la venta de muebles.

El modelo deberá ser como aparece en la figura de la derecha, teniendo en cuenta que las celdas de color azul contienen fórmulas.

3 Guardar el libro en la carpeta Mis documentos del disco duro, con el nombre de Factura muebles.

4 Modificar el precio de las sillas por 2000, y observar el resultado.

5 Cerrar el libro de trabajo guardando los cambios realizados.

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13 comentarios en “Formulas y funciones

    andrea escribió:
    septiembre 23, 2010 en 4:08 pm

    prof nos puede dar una mejor explicacion de esto o dejanolo hacer en clase okkkkkkkkk

      Camila M escribió:
      septiembre 29, 2010 en 4:21 pm

      Esto no hay como hacerlo en el cuaderno, entonces tocó en clase. Profe ud es la mejor desps de mi jajaajaj

    Natalia Cano escribió:
    septiembre 28, 2010 en 11:54 am

    profe la verdad no entendemos nada entonces nosotras solo le vamos a mandar la tabla sin las formulas para que usted por favor nos explique en clase el dìa jueves 30 de septiembre .

      solvasquez respondido:
      septiembre 29, 2010 en 7:12 am

      me parece muy extraño porque en la clase explique como debian hacerlo, lo que pasa es que cuando yo estoy explicando ustedes estan metidas en el facebook

    natalia escribió:
    septiembre 30, 2010 en 6:37 am

    profeee son los dos ejercicios

      solvasquez respondido:
      septiembre 30, 2010 en 6:42 am

      si son los ejercicios que me los debes enviar al correo

    natalia escribió:
    septiembre 30, 2010 en 6:40 am

    heyyyy profee como asi k un libroooo :S

    natalia escribió:
    septiembre 30, 2010 en 7:08 am

    PROFE UNA PREGUNTA LO DEL EJERCICIO 2 QUE HAY QUE HACER EL MISMO CUADRO QUE MUESTRA EN EL TALLER ESO DOND DICE SILLA XXX QUE UNO PUEDE PONER ESPEJO YXX ¿¿ PS NO ENTIENDO

    natalia escribió:
    septiembre 30, 2010 en 7:11 am

    mentiras profee yoccc hacer esoooo

    john el profe escribió:
    noviembre 21, 2011 en 8:12 pm

    Buena noche profesora la felicito por su informacion compartida en esta pagina, me gustaria conocer mas y saber mas informacion sobre tecnologia e informatica ya que me sirven para mi diario vivir y mis estudiante agradezco la ayuda e informacio que pueda darme mi correo Johnarat hotmail.com , espero informacion muchas gracios

      solvasquez respondido:
      noviembre 22, 2011 en 9:41 pm

      con muchos gusto puedes entrar y trabajar con tus estudiantes en este blog, en cada uno de los grados esta la programacion y los temas desarrollados.

    guillermo sierra jimenez escribió:
    junio 20, 2014 en 9:27 am

    como introducir una formula para mantener actualizado el saldo entradas y salidas ejemplo en la celda A1 tengo entradas en la celda C1 tengo salida y en la celda E1 tengo el saldo actualizado como mantener el saldo actualizado en la columna E cada que tenga una entrada o una salida

      guillermo sierra jimenez escribió:
      junio 20, 2014 en 9:28 am

      quiero una formula paso a pas

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